Paras asiakirjojen muokkaus- ja hallintaohjelmisto voi tehdä asiakirjojen hallinnasta yksinkertaisempaa ja helpompaa tiimiympäristössä.
Parhaat asiakirjojen muokkaussovellukset1. Microsoft 365
2. Evernote
3. WPS-toimisto
4. PandaDoc
5. Adobe Document Cloud
Asiakirjojen muokkaus- ja hallintaohjelmistot ovat yleistyneet, kun yritykset jatkavat kotona työskentelyn edistämistä. Tämä tarkoittaa sitä, että työntekijät voivat työskennellä etänä samalla, kun he pystyvät edelleen tekemään yhteistyötä ja tallentamaan samat asiakirjat kuin he työskentelevät.
Vaikka käytettävissä on useita toimistopaketteja ja asiakirjojen tallennusmahdollisuuksia, kaikki eivät toimi hyvin yhteistyössä. Työntekijöiden ei tarvitse yksinkertaisesti pystyä jakamaan tiedostoja yhtä paljon kuin työskentelemään samoissa tiedostoissa reaaliajassa, kuten laskentataulukoita ja asiakirjoja.
Tämä tarkoittaa, että parhaiden asiakirjojen muokkaus- ja hallintaohjelmistojen on kyettävä ottamaan huomioon tämä säilyttäen silti asianmukainen arkistointi- ja arkistointijärjestelmä pitäen tällaiset tiedostot tarvittaessa tiimin muokkausta varten. Usein tämä edellyttää, että pilviasiakirjojen tallennuspalvelut rakennetaan ohjelmistoon tai ainakin saatavana vaihtoehtona.
Siksi esitämme alla olevan parhaan asiakirjojen muokkaus- ja hallintaohjelmiston, joka paitsi helpottaa tiimien työskentelyä myös varmistaa asiakirjojen turvallisen ja turvallisen säilytyksen.
- Olemme esittäneet parhaan pilvitallennustilan.
1. Microsoft 365
Alkuperäinen ja paras toimiston tuottavuussarja
Syitä ostaa
+ Markkinajohtaja + Keskeiset toimistotyökalut + PilvipohjainenMicrosoft Office on luultavasti alusta, josta useimmat ihmiset ajattelevat ensin, kun on kyse toimiston tuottavuuspaketeista, ja pilvipohjainen Microsoft 365 (aiemmin nimeltään Office 365) on viimeisin inkarnaatio.
Se, mikä varmisti, että Officesta tuli markkinajohtaja, on kattava tapa, jolla data voidaan kattaa erilaisilla sovelluksilla ja siirtää niiden välillä, mikä tekee työskentelystä tehokasta ja vaivatonta. Kun Word, Excel, PowerPoint ja Outlook muodostavat ydinohjelmat, ne kattavat kaiken asiakirjoista, taulukoista, esityksistä ja sähköposteista - tosiasiallisesti kattavat tärkeimmät toimistotarpeet. Sen lisäksi OneDrive tarjoaa online-tallennuksen ja varmuuskopiot tiedostojesi suojaamiseksi.
Vaikka Microsoft 365: lle on olemassa vaihtoehtoja, suurin osa kilpailijoista yrittää pelata kiinni Microsoftin kanssa sen sijaan, että tarjoaisi uusia innovatiivisia ominaisuuksia, ja Microsoft 365 on edelleen toimistopaketti, jolla on kattavin valikoima ominaisuuksia. Ja vaikka käyttäisitkin yhtä näistä vaihtoehdoista, on todennäköistä, että aiot työskennellä erityisesti MS Office -ohjelmaa varten luotujen asiakirjamuotojen kanssa ja käsitellä MS Office -alustaa käyttävien asiakkaiden ja toimittajien tietoja.
Vaikka Microsoft 365: llä on kriitikoitaan, lopputulos on, että kukaan ei tee toimiston tuottavuutta paremmin kuin Microsoft, ja Officen ydinsovelluksia on vielä parannettava.
2. Evernote
Muistiinpanojen kuningas
Syitä ostaa
+ Käsittelee käsin kirjoitetut muistiinpanot + Helppo yhteistyö + Hyvä valikoima sovellusintegraatioitaEvernote, kuten nimestäkin käy ilmi, on erikoistunut muistilappujen pienentämiseen, ja se on erikoistunut muistiinpanojen tekemiseen, arkistointiin ja jakamiseen.
Digitaalisesta muodostaan huolimatta se pystyy käsittelemään käsin kirjoitettuja muistiinpanoja sekä kuitteja ja äänitiedostoja ja tekee kaiken saataville sekä työpöydälle että mobiililaitteille. Siinä on myös yhteistyötekijä, jonka avulla käyttäjät voivat työskennellä jaettujen muistikirjojen kanssa, jotka päivittyvät heti muokkauksen yhteydessä.
Evernote on saatavana yrityksille, joilla on perus-, plus- ja premium-mallit. Tämä laajentaa ilmaisen tarjonnan tallennustilaa ja helpottaa sisällön jakamista, tärkeiden asiakirjojen digitointia, kuvakeskeisten aivoriihien sieppaamista ja talouden seurantaa.
Saatat hyvinkin ajatella, että Evernote toimisi hyvin nykyisten tekstinkäsittely- ja tuottavuustyökalujen sijasta. Tällainen kysyntä on havaittu - pun-tarkoituksella - ja palvelu voidaan integroida täysin Google Driveen, Outlookiin, Slackiin, Salesforceen ja muihin.
3. WPS-toimisto
Tehokas ilmainen mobiilitoimistopaketti
Syitä ostaa
+ Tehokas valikoima ominaisuuksia + Tukee monenlaisia tiedostotyyppejä + PDF-hallinta ja ilmainen käyttöWPS Office on all-in-one-toimiston tuottavuussarja, jossa on kaikki asiakirjojen muokkaus- ja hallintaominaisuudet.
Vaikka se on ladattavissa Windows-tietokoneisiin, se on saavuttanut erityisen menestyksen mobiilitoimistopakettina iOS: lle ja Androidille.
Vaikka PC-versiossa on ilmainen ilmainen versio ja edistyneempi maksettu versio, WPS Officen mobiiliversio on ilmainen ja sitä tukevat ei-häiritsevät mainokset, vaikka voit maksaa tilauksen niiden poistamiseksi.
Missä WPS Office tulee omaan, on valtava määrä erityyppisiä erilaisia tiedostoja, joita voidaan muokata tai hallita, useista asiakirjatyypeistä muihin tiedostomuotoihin, kuten PDF ja XML, sekä useisiin ohjelmointitiedostotyyppeihin.
Toimistotiedostot on helppo muuntaa tyyppien välillä riippumatta siitä, liittyvätkö ne asiakirjoihin, laskentataulukoihin tai esityksiin, ja mukana on täysin toimiva PDF-editori ja -hallintaohjelma.
Tiedostot voidaan tallentaa automaattisesti pilvipalveluun useiden palvelujen kautta, ei vähiten Google Drive, DropBox ja OneDrive.
- Lue koko WPS Office -katsaus.
4. PandaDoc
Asiakirjojen hallinta parantaaksesi tulosta
Syitä ostaa
+ Liiketoiminnan ja myynnin erityisominaisuudet + Helppo hallita, organisoida ja käyttää uudelleen omaisuuttaSyitä välttää
-Ei suoraa yhteistyövaihtoehtoa asiakirjoissaMyyntikeskeinen asiakirjahallinta PandaDoc kuvaa itseään "asiakirjojen tulevaisuudeksi", ja se raportoi tilastot, jotka ilmeisesti osoittavat eron, joka sillä on yrityksesi tulokseen. Palvelun mukaan asiakkaat ilmoittavat PandaDocin ansiosta 50% vähemmän paperityötä, 30% korkeammat sulkemisprosentit ja 15% korkeammat suljetut hinnat.
Myyntitiimisi on sylkivä, mutta mitä ohjelma tarkalleen tekee? Ominaisuuksiin kuuluu asiakirjaeditori, joka sisältää teemamallit johdonmukaiselle tuotemerkille, sisältö- ja kuvakirjastot uudelleenkäytettävien resurssien, kustannus- ja marginaalilaskimien tallentamiseen, asiakirjaanalytiikka osoittamaan kuinka kauan ihmiset käyttävät kuhunkin tuotteeseen, määritys, hinta ja tarjous (CPQ ) työkalu ja paljon muuta.
Vaikka työtilat ovat käytettävissä yhteistyöhön, useat käyttäjät eivät pääse käsittelemään ja käsittelemään asiakirjaa samanaikaisesti, mikä tuntuu haittapuolelta. Siitä huolimatta PandaDocin liiketoiminnallinen painopiste houkuttelee niitä, jotka haluavat hallita myyntiä ja rahoitusta erityisesti asiakirjahallintansa kautta, mitä muut käsittelemämme palvelut eivät tarjoa.
5. Adobe Document Cloud
Kattavaan PDF-hallintaan
Syitä ostaa
+ Muokkaa ja hallitse PDF-tiedostoja + esigning-vaihtoehto + Yhdistä tiedostotSyitä välttää
- Rajoitettu PDF-tiedostoihinAdobe Document Cloud toimii omistetun PDF-tiedoston kanssa useiden yleisten tiedostotyyppien sijaan, kuten jotkut yllä luetelluista ohjelmistoista. Liiketoiminnassa PDF-tiedostot ovat kuitenkin läsnä kaikkialla, joten on järkevää, että sinulla on oma ohjelmistopaketti, joka ei voi vain työskennellä näiden kanssa, vaan mahdollistaa myös laajan valikoiman muokkausominaisuuksia.
Vaikka monet ihmiset tuntevat vain luku -käyttöön tarkoitetun PDF-tiedoston, Adobe Document Cloud sallii kaikenlaisen luomisen ja muokkaamisen myös olemassa olevilla PDF-tiedostoilla. Siellä on myös lisäominaisuuksia, kuten kyky yhdistää PDF-tiedostoja, suojata salasanalla ja esignoida PDF-painopisteet sopimusten palauttamiseksi.
Tämä tekee Adobe Document Cloudista sekä uskomattoman monipuolisen että hyödyllisen asiakirjojen muokkaus- ja hallintaympäristönä, mikä sallii tiedostojesi täydellisen hallinnan tavoilla, joita tavalliset asiakirjamuodot eivät tue.
Lisäksi, koska niin monet yritykset skannaavat asiakirjoja PDF-muotoon digitaalisia arkistoja varten, tämä tekee Adobe Document Cloudista vieläkin tärkeämmän osan toimisto-ohjelmistovalikoimastasi, vaikka käyttäisit myös muita ohjelmia eri tehtäviin.
Ja koska muut toimisto-ohjelmistot voivat viedä asiakirjoja yleisesti PDF-muotoon, tämä voi tehdä Adobe Document Cloudista jonkin pääohjaimen kaikelle asiakirjasi muokkaukselle ja tallennukselle.
- Lue koko Adobe Document Cloud -katsaus.
Harkitse myös näitä asiakirjojen muokkaajia
Asiakirjojen ylikuormitus yrityksessäsi? eFileCabinet on täällä auttamassa sieppaamalla, tallentamalla, hallinnoimalla ja jakamalla tiedostoja. Se tulee myös mobiilisovelluksena, jonka avulla käyttäjät voivat napsauttaa ja ladata kuvia asiakirjoista, minkä jälkeen ne voidaan käsitellä ja arkistoida.
Microsoft haluaa huolehtia kirjoituksista ja lyhyemmistä teksteistä sekä pidemmistä asiakirjoistasi Yksi huomio ottamalla Evernote käyttöön nuottien muokkauksen ja hallinnan maailmassa. Ne, jotka ovat jo hyvin sulautuneet Office-ekosysteemiin, voivat valita Microsoftin version.
Saatat ajatella, että olemme jo käsitelleet kaiken, mitä dokumentilla voi tehdä, mutta ei. Anna sähköisen allekirjoituksen asiantuntija DocuSign, jonka avulla yritysten ja asiakkaiden asiakkaat voivat allekirjoittaa nopeasti ja helposti kaikki asiakirjat ja lomakkeet verkossa vaivatta koulutusta tai asennettavia lisäohjelmia.
