Paras asiakirjahallintaohjelmisto (DMS) tekee tiedostojen hallinnasta sekä online- että offline-tilassa helppoa ja tehokasta.
Paras asiakirjojen hallintaohjelmistoNapsauta alla olevia linkkejä siirtyäksesi palveluntarjoajan verkkosivustolle:
1. Templafy
2. M-Files
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Asiakirjojen hallinnasta tulee yhä tärkeämpää, kun paperittoman toimiston käsitteestä on tulossa jokapäiväinen todellisuus etenkin pilvivarastopalvelujen lisääntyessä.
Tämä tarkoittaa, että sen sijaan, että tarvitsisi pitää paperia kömpelöissä arkistoissa, asiakirjoja voidaan nyt tallentaa turvallisesti verkossa. Kyse ei ole kuitenkaan pelkästään tietojen arkistoinnista, vaan koko asiakirjanhallintaprosessin helpottamisesta, joka kattaa kaiken merkkituotemalleista, työnkulkujen parantamisesta, yhteistyötyökalujen kanssa työskentelystä sekä joskus teknisen tiedon lajittelusta. Ja se on yleisten asiakirjojen muokkaus- ja hallintatehtävien päällä.
Hyvän dokumentinhallintaohjelmiston (DMS) on myös pystyttävä toimimaan erilaisten digitaalisten tiedostotyyppien kanssa, ei vain toimisto-ohjelmistoista, vaan myös muistiinpanosovelluksilla, teknisillä suunnitelmilla, kuvilla ja malleilla sekä kaikilla muilla, mitä voit kuvitella aiemmin tulostetuksi paperi, myös vanhoista tiedostomuodoista. Nykyään se huolehtii myös ohjelmistojen suunnittelemisesta asiakirjoille.
Monet toimittajat ja urakoitsijat käsittelevät kuitenkin edelleen paperia, joten kaikilla DMS: llä on oltava asiakirjojen skannausratkaisu, joka toimii usein itsenäisenä tai osana OCR-skannausohjelmistopakettia, jotta tällaiset paperilaskut, kuitit tai muut asiakirjat voidaan skannata, jotta digitaalinen kopio voidaan arkistoida, kun paperiversio kierrätetään.
Paperiton toimisto on ollut kauan aikaa, mutta se on vihdoin täällä niille, jotka haluavat omaksua sen. Tässä ovat parhaat asiakirjojen hallinnan ohjelmistoratkaisut.
- Olemme esittäneet parhaat vaihtoehdot Microsoft Officelle.
1. Templafy
All-in-one-asiakirjahallintaratkaisu
Helppokäyttöinen käyttöliittymäLaajat ominaisuudetMobiilisovelluksetAutomaattiset vaatimustenmukaisuuden tarkastuksetTemplafy on yksi parhaista dokumenttienhallintatyökaluista. Järjestelmän tavoitteena on integroida keskeiset toimistopaketit ja ratkaisut, joita yritykset käyttävät päivittäin.
Jos on yksi asia, joka voi olla turhauttavaa, sen on luotava tuotemerkkiasiakirjat käyttämällä eri ohjelmistoja. Tästä voi tulla aikaa vievää ja pirstoutunutta, mutta Templafy voi auttaa. Sen avulla voit luoda järjestelmän sisällä useita tiedostoja ja hallita niitä yhdestä syötteestä.
Ohjelmisto on yhteensopiva useiden laitteiden kanssa, ja se käyttää pilvipalvelua, jotta voit käyttää kaikkia asiakirjojasi tietokoneista, tableteista ja älypuhelimista. Mukana on myös automaattisia vaatimustenmukaisuuden tarkastuksia, ja voit antaa palautetta myös työntekijöille helposti.
Yhteydenotto vaaditaan hinnoitteluun, eikä ole yllättävää, että tarkka hinta riippuu valittujen käyttäjien määrästä, ominaisuuksista ja lisäosista.
2. M-Files
Asiakirjaohjelmisto, joka havaitsee päällekkäisyydet
Kätevät integraatiotMobiilisovelluksetAsiakirjahälytyksetAsiakirjojen hallinnassa M-Files pyrkii parantamaan sisäisiä työnkulkuja ja varmistamaan, että tärkeät tiedot pidetään aina turvassa. Sen asiakkaita ovat monet suuryritykset, kuten Comcast ja Yokohama.
Lukuisille tiedostoille on yksi holvi, ja voit löytää ne helposti asiakkaan, projektin, päivämäärän, tilan tai muiden ehtojen mukaan. Ohjelmiston tarkoituksena on välttää päällekkäisyyksiä - on melko yleistä saada kaksi kopiota samasta raportista tai mahdollisesti enemmän.
M-Files ilmoittaa sinulle, jos asiakirja on tallennettu kahdesti analysoimalla nimiä ja projektitietoja. Saat myös hienoja integraatioita, mukaan lukien Microsoft Office ja Salesforce CRM.
Saatavilla on ilmainen kokeiluversio, mutta hinnoittelua ei ole määrätty sivustolla, joten sinun on otettava yhteyttä tarjouspyyntöön.
3. DocuWare
Asiakirjaorganisaatio siirtyy pilveen
Kattaa kaikki asiakirjatehtävätPilvipohjainen tallennustilaMobiilitukiPiilotettu hinnoitteluDocuware käyttää pilvipohjaista lähestymistapaa asiakirjojen hallintaan. Se integroi pilvitallennustilan ja toimistoautomaation digitaalisen työpaikan luomiseksi. Tämä paperiton lähestymistapa toimistotehtävien täyteen kirjoihin on toinen esimerkki digitaalisesta muutoksesta, joka ajaa monia prosesseja nykyään.
Docuware tarjoaa palveluja pilvityönkulun luomiseen asiakirjoissa. Se sallii palvelujen ostamisen pienessä mittakaavassa tarpeen mukaan, ja sitten kun luodaan käyttötapausskenaarioita ja luotettavuus varmistetaan, palvelua voidaan laajentaa laajempaan käyttöönottoon.
Tarjolla on myös mobiilisovelluksia, jotka voivat integroida tähän työnkulkuun, mikä helpottaa kuittien skannaamista tien päällä, laskujen hyväksymistä nopeaa maksua varten ja lomakkeiden allekirjoittamista suoraan laitteella.
Vaikka Docuware tarjoaa demon ja ilmaisen kokeiluversion, hinnoittelu riippuu tietysti valituista palveluista, minkä vuoksi potentiaalisen ostajan on otettava yhteyttä räätälöityyn tarjoukseen.
Ilmainen kokeiluPäivitys: Docuware tarjoaa nyt ilmaisen kokeiluversion yhdessä. Napsauta tätä nyt lunastaaksesi. Näytä tarjous
4. MasterControl
DMS keskittyi vaatimustenmukaisuuteen
Mobiililaitteille optimoituSääntelyviranomaisten tukemaGlobaalit standarditSuurissa organisaatioissa on usein käytössä prosesseja ja säännöksiä, joilla varmistetaan, että asiakirjat ovat yhdenmukaisia ja noudattavat yrityksen ohjeita. Mutta kun sinulla on paljon tiedostoja, voi olla vaikea noudattaa tällaisia sääntöjä.
MasterControl Document Control Software, jota eräät maailman suurimmista sääntelyelimistä käyttävät, on asiakirjahallintaohjelmisto, joka käsittelee monimutkaisia säännöksiä ja standardeja ympäri maailmaa. Sen tavoitteena on vähentää vaatimustenmukaisuuden kustannuksia ja lisätä sisäistä tehokkuutta.
Järjestelmä automatisoi täysin tärkeiden asiakirjojen reitityksen, toimituksen, eskaloinnin ja hyväksynnän. Se käyttää myös keskitettyä, turvallista arkistoa, johon voit tallentaa ja etsiä yritystiedostoja.
Ei ole mitään viitteitä ilmaisesta kokeilusta, ja hinnoittelu vaatii tarjouksen ottamista yhteyttä yritykseen.
5. XaitPorter
Pilvipohjainen yhteistyö parhaimmillaan
Täysin pilvioptimoituÄlykkäät yhteistyöominaisuudetSalesforce-integraatioJos etsit pilviratkaisua asiakirjojen luomiseen, kannattaa ehdottomasti tarkistaa XaitPorter.
Hienoa tässä järjestelmässä on, että se on erittäin joustava. Pystyt tekemään yhteistyötä ja käsittelemään asiakirjoja kollegoiden kanssa samanaikaisesti, ja voit jakaa palautetta helposti toisillesi. Se hallitsee myös kaikkia työnkulun osa-alueita, joten sinun ei tarvitse huolehtia muotoilusta, numeroinnista ja asettelusta.
XaitPorterilla on myös hyödyllisiä temppuja integraatioiden edessä. Ohjelmisto voi toimia Salesforcen, Oraclen, SAS: n, Microsoft 365: n, OpenTextin ja Dropboxin kanssa. Ja sitä käyttää tällä hetkellä yli 45 000 yritystä ympäri maailmaa.
Vaikka esittely on saatavilla, ilmaista kokeiluversiota ei ole, ja hinnoittelu vaatii yhteydenottoa tarjouksen saamiseksi.
Muut harkittavat DMS-alustat
Vaikka on olemassa useita erillisiä toimisto- ja dokumenttialustoja, voimme mainita, etenkin Office 365, LibreOffice ja Adobe Document Cloud, nämä keskittyvät enemmän asiakirjojen luomiseen ja hallintaan sen sijaan, että hallitsisit ja tallentaisit asiakirjoja useista lähteistä ja muodoista. Siksi jatkamme tätä luetteloa esittelemällä joitain muita harkittavia DMS-ratkaisuja:
Samepage on hieman erilainen kuin tavallinen asiakirjojen hallinta, koska se on enemmän yhden keskipisteen luomista kaikille viestinnälle, projekteille ja asiakirjojen jakamisen työkaluille. Tavoitteena on yksinkertaistaa kaikkea yhdessä sovelluksessa sen sijaan, että sinulla olisi useita sovelluksia eri tehtäviin. Käyttöliittymä on yksinkertainen ja helppokäyttöinen, ja sen ytimeen on rakennettu yhteistyö. Tältä osin se tekee Samepageista mahdollisesti joustavan ratkaisun kattamaan useita tarpeita.
Dokmee mainostaa itseään yrityksen sisällönhallintaratkaisuna tiedostojen järjestämiseen, suojaamiseen ja hallintaan. Se tukee useita asiakirjamuotoja ja tarjoaa myös asiakirjojen kuvantamisen ja tietojen sieppauksen osana palvelua. Kaikki voidaan indeksoida älykkäästi tekoälyn avulla, tiedostot leimataan automaattisesti indeksointia varten, sekä sääntöihin perustuva reititys, joka helpottaa tallennusta ja arkistointia, mikä kaikki tapahtuu suojatun isännöinnin avulla pilvessä. Yhteistyötä tuetaan odotusten mukaisesti, ja tiedostojen hallinnan helpottamiseksi käytettävissä ovat käyttöoikeudet ja tarkastusasetukset.
eFileCabinet on asiakirjahallintaohjelmistoratkaisu, joka käyttää älykästä automaatiota tiedostojen järjestämiseen, nimeämiseen ja tallentamiseen niiden sisällön mukaan. Mallit ovat käytettävissä asiakirjakansiopuun mukauttamiseksi koko järjestelmässäsi. Luvat, tiedoston / kansion vanhentuminen ja ilmoitukset voidaan määrittää myös tiedostojen jakamista ja tiedostopyyntöjen lähettämistä varten, jotka kaikki tehdään suojatulla URL-osoitteella. Myös yleiset esteettömyyssäännöt voidaan asettaa yrityksen politiikan mukaisesti.
Abbyy on ehkä tunnetuin tiedostojen lukija- ja skannauspalveluistaan, mutta tarjoaa myös digitaalisen asiakirjojen arkistointipalvelun, joka mahdollistaa asiakirjojen turvallisen säilyttämisen ja käytön. Käyttöoikeuksia voidaan seurata ja kirjata, ja olemassa olevia asiakirjoja voidaan käyttää uudelleen ja muokata uudelleenlähetyksen edellyttämällä tavalla. Sisällönkuvausavainsanoja voidaan käyttää helppoon hakuun tavallisten hakutoimintojen lisäksi, ja ne voidaan jakaa helposti verkon tai sähköpostin kautta tarpeen mukaan. Yksi mahdollinen rajoitus on, että Abbyy-palvelut on rakennettu ensisijaisesti asiakirjojen tallentamiseen PDF-muodossa.
- Olemme myös esittäneet parhaan pilviasiakirjojen tallennustilan.
