eFileCabinet on yksinkertaisesti yksi parhaista dokumenttienhallintaohjelmistoalustoista. eFileCabinet tarjoaa tarkan hallinnan tietoturvasta, tiedostojen jakamisesta, versioinnista ja muusta. Tekoälyominaisuuksien avulla voit luokitella tiedostosi automaattisesti, ja optisen merkintunnistuksen avulla voit etsiä tietoja skannattujen tiedostojen sisältä. EFileCabinetin ainoa haittapuoli on, että se voi olla kallista, varsinkin jos sinulla on paljon käyttäjiä tai tarvitset integrointilisäosia.
EFileCabinet-katsauksessamme autamme sinua päättämään, onko tämä asiakirjahallinta-alusta oikea yrityksellesi.
- Paras asiakirjojen hallintaohjelmisto
Suunnitelmat ja hinnoittelu
eFileCabinet tarjoaa kolme hinnoitteluvaihtoehtoa. Advantage-suunnitelma maksaa 55 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa, jos se laskutetaan vuosittain, ja se sisältää 1 teratavun tallennustilan sekä kaikki eFileCabinetin olennaiset ominaisuudet. Sinulla on kuitenkin rajoituksia siitä, mitä lisäosia voit ostaa, joten eFileCabinet ei ole kovin laajennettavissa Advantage-suunnitelman kanssa.
Liiketoimintasuunnitelma maksaa 99 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa, jos se laskutetaan vuosittain, ja se sisältää 5 teratavua tallennustilaa yrityksellesi. Tämä suunnitelma sisältää vierekkäiset asiakirjojen esikatselut ja integroinnit Microsoft OneDriveen ja Google Driveen. Sen avulla voit myös ostaa lisäosia Salesforce-integraatioon, kertakirjautumiseen, automatisoituun työnkulkuun ja sähköpostin integrointiin.
Rajoittamaton suunnitelma maksaa 199 dollaria käyttäjää kohden kuukausittain laskutettuna. Suunnitelma sisältää kaikki eFileCabinetin lisäosat ja rajoittamattoman asiakirjatallennustilan.
ominaisuudet
eFileCabinet on täynnä ominaisuuksia, jotka auttavat työntekijöitä jakamaan tiedostoja, hallitsemaan asiakirjoja ja tehostamaan työnkulkuja.
Yksi eFileCabinetin parhaista asioista on, kuinka yksinkertaista se tekee tiedostojen jakamisesta. Tämän ohjelmiston avulla voit jakaa tiedostoja välittömästi kenellekään organisaatiosi sisällä tai ulkopuolella. Vieraskäyttäjien lukumäärää, jota voit työskennellä tilisi sisällä, ei ole rajoitettu suunnitelmastasi riippumatta. Lisäksi sinulla on hallinnan muokkausoikeudet ja voit valita ilmoitusten vastaanottamisen, kun jaettu tiedosto ladataan.
Erityisesti eFileCabinet mahdollistaa myös tiedostojen pyytämisen muilta käyttäjiltä tai vierailta. Kun teet tiedostopyyntöä, voit luoda useita asiakirjakenttiä ja päättää, ovatko ne pakollisia vai valinnaisia. Voit myös määrittää tiedostojen lataussijainnin siten, että ne ladataan automaattisesti kansioon, johon ne kuuluvat.
Yksi tapa, jolla eFileCabinet auttaa pitämään yrityksesi järjestyksessä, on kansiomallit. Kansiomallien avulla voit luoda vakioituja hakemistoja ennalta nimetyillä kansioilla. Voit esimerkiksi rakentaa mallin, jossa pääkansio sisältää 12 alihakemistoa, joista jokaisella on yksittäisen kuukauden nimi.
Tämän järjestelmän etuna on, että jokaisella luomallasi tai vastaanottamallasi tiedostolla on koti. Lisäksi kaikkien työntekijöiden kansiorakenteet on helppo standardoida kaikkialla yrityksessäsi. Tämä helpottaa tiedostojen jakamista ja paikantamista ja poistaa mahdollisen hämmennyksen, joka syntyy jokaisesta työntekijästä, joka luo oman arkistointijärjestelmän.
Liiketoiminta- ja rajoittamattomilla käyttäjillä on pääsy automaattisiin asiakirjojen työnkulkuihin, mikä on tehokas tapa virtaviivaistaa yritystäsi. Yksi sovellus, jonka eFileCabinet korostaa, on nimetä ja arkistoida saapuva asiakirja automaattisesti tiettyjen avainsanojen perusteella itse asiakirjassa. Voit jakaa työnkulkut myös lomakekentät haettaviin alaluokkiin, mikä tekee asiakirjahauistasi entistä tehokkaampia.
Liitäntä ja käytössä
eFileCabinet-verkkosivustolla on yleensä helppo navigoida, sillä siinä on kolmen paneelin muotoilu, jonka avulla voit tarkastella koko kansiohakemistoa, valitun kansion tiedostoja ja esikatsella yksittäistä tiedostoa. Siellä on myös hakupalkki asiakirjojen nopeaa hakua varten ja suosikkipaneeli, jolla pääset helposti käyttämiisi kansioihin.
On kuitenkin syytä huomata, että et voi muokata asiakirjoja eFileCabinetissa. Tämä on hieman pettymys, varsinkin kun sinun tarvitsee vain tehdä yksinkertaisia muutoksia Word-asiakirjaan tai lomakkeeseen. Siitä huolimatta voit tallentaa rajoittamattomia tiedostoversioita, mikä on mukavaa työskennellä projekteissa, joissa on paljon muutoksia.
eFileCabinet tarjoaa myös mobiilisovelluksia iOS: lle ja Androidille. Yksi merkittävä asia mobiilisovelluksissa on, että niiden avulla voit ottaa valokuvia kaikista paperiasiakirjoista ja ladata ne välittömästi eFileCabinet-pilveen.
Tuki
eFileCabinet tarjoaa tukea puhelimitse, sähköpostitse ja live-chatissa klo 7–18 vuoriston aikaa maanantaista perjantaihin. Voit ostaa ympärivuorokautisen puhelintuen valinnaisena lisäosana (hinta vain tarjouksella). eFileCabinetilla on myös online-tietopohja, joka sisältää erittäin yksityiskohtaiset käyttöoppaat useimmista ohjelmiston tärkeimmistä ominaisuuksista.
Turvallisuus
eFileCabinet isännöi asiakirjasi pilvessä ja ottaa turvallisuuden vakavasti. Kaikki tiedostot salataan levossa ja yhteys pilviin on salattu SSL: llä. Kaksivaiheinen todennus kirjautumisen aikana on myös vakio-ominaisuus.
Lisäksi järjestelmänvalvojilla on huomattava määrä ohjelmiston hallintaa. Voit asettaa salasanan monimutkaisuusvaatimukset, valita IP-osoitteiden sallittujen luetteloon lisäämisen tai rajoittaa kirjautumisaikoja. Järjestelmänvalvojilla on myös pääsy kaikkien käyttäjien täydellisiin toimintalokeihin.
Ainoa turvaominaisuus, jonka menetimme, oli kyky asettaa jaettujen tiedostojen latausrajat. eFileCabinet tarjoaa myös nopean pääsyn URL-linkkeihin asiakirjoihin, jotka ovatkin käteviä, mutta eivät kovin turvallisia.
Kilpailu
EFileCabinetista on paljon pidettävää. Mutta jos sillä ei ole ominaisuuksia tai integraatioita, joita yrityksesi tarvitsee, ota huomioon Dokmee tai DocuWare. Dokmee on suunniteltu yritysyrityksille, ja työnkulun automaatio on vakiona. DocuWare tarjoaa ylimääräisiä mobiilityökaluja ja yhteensopivuusominaisuuksia sekä valtavan 500 integrointivaihtoehtoa. Molemmat alustat tarjoavat hinnoittelua vain tarjouksilla, mutta odottavat niiden olevan kalliimpia kuin eFileCabinet keskisuurille yrityksille.
Lopullinen tuomio
eFileCabinet on tehokas asiakirjojen hallintaohjelmisto, jolla on paljon hyviä ominaisuuksia pienille ja keskisuurille yrityksille. Alustan avulla on helppo standardoida tiedostojärjestely koko yrityksessäsi ja järjestää tiedostot automaattisesti tekoälypohjaisten työnkulkujen avulla. Sillä on myös vankka tuki tiedostojen jakamiselle ja hallinnolle. Vaikka eFileCabinet on kallista, se, missä määrin se voi virtaviivaistaa yritystäsi, voi hyvinkin olla kustannusten arvoinen.
- Opas parhaaseen asiakirjahallintaohjelmistoon