Koronaviruspandemia on muuttanut dramaattisesti tapaa, jolla ammattilaiset osallistuvat kokouksiin ja tekevät yhteistyötä. Toimistojen sulkemisen ja etätyön lisääntyessä maailmanlaajuisesti videoneuvotteluista on tullut normi monille ihmisille.
Vaikka videoneuvottelualustat, kuten Zoom, Microsoft Teams ja Google Meet, ovat antaneet ihmisten pitää yhteyttä koko koronaviruspandemian ajan, videopuhelut eivät aina ole suunnitelmia. Videopuhelun aikana voi ilmetä paljon ongelmia, olipa kyseessä epävakaa internetyhteys, ei-toivotut taustamelua, häiritsevä tausta, huonolaatuinen mikrofoni tai jokin muu.
Mutta onneksi voit tehdä monia asioita videoneuvottelukokemuksen parantamiseksi. Voit esimerkiksi luoda aikataulun, sammuttaa mikrofonin, kun muut ihmiset puhuvat, käyttää melua vaimentavia kuulokkeita, asettaa taustan, suorittaa tekniset tarkastukset ennen puhelua, varmistaa, että istut hyvin valaistussa huoneessa, ja paljon muuta muista vaiheista. Jatka lukemista saadaksesi tietää, miten voit viedä videopuhelut seuraavalle tasolle.
- Nämä ovat markkinoiden parhaat pilvipuhelinjärjestelmät
Sammuta mikrofoni, kun et puhu
Kun olet videopuhelussa useiden ihmisten kanssa, ei ole mitään ärsyttävämpää kuin kuulemattoman taustamelun kuuleminen jonkun, joka ei puhu, mikrofonista. Tämän seurauksena kaiuttimet päätyvät häiritsemään, kun taas kuuntelijat eivät kuule puhujan puhetta.
Mikrofonin kytkeminen pois päältä on yleinen kohteliaisuus, jos et puhu videopuhelun aikana. Tämä varmistaa, että mikrofoni ei vahingossa poista taustamelua, joka lopulta aiheuttaa häiriötä videopuhelussa.
Aseta aikataulu
Järjestämättömät videopuhelut ovat painajaisia, varsinkin kun ihmiset keskeyttävät jatkuvasti toisiaan, isäntä vaihtaa jatkuvasti aiheita tai puhelu jatkuu tuntikausia. Siksi valmistelu on välttämätöntä.
Mutta miten voit varmistaa, että videopuhelu on hyvin järjestetty? Erinomainen tapa tehdä tämä on luoda aikataulu, jossa esitetään kaikki videokokouksen ajoitukset, puhujat, aiheet, tavoitteet ja muut tärkeät osat. Kun olet luonut aikataulun, voit lähettää sen kaikille osallistujille ennen videopuhelun aloittamista ja lisätä sen puhelun kuvaukseen.
Käytä kuulokkeita
Monet ihmiset käyttävät videopuheluihin osallistumista kannettavan tietokoneen, pöytätietokoneen, älypuhelimen tai tabletin sisäänrakennettua mikrofonia ja kaiuttimia. Mutta on monia syitä, miksi sinun ei pitäisi tehdä tätä, kuten laitteen mikrofoni, joka ottaa taustamelun, oletusmikrofonilla on teknisiä vaikeuksia tai muut ihmiset voivat kuulla videopuhelun, koska istut julkisessa paikassa tai kiireinen toimisto.
Joten onko olemassa vaihtoehtoa laitteen mikrofonin ja kaiuttimien käyttämiseen videopuheluissa? Kyllä, voit kytkeä vain parin melua vaimentavia kuulokkeita. Nämä estävät taustamelun, poimivat äänesi tarkasti ja varmistavat, ettei kukaan voi kuunnella videopuheluita. Tässä on muutama kokeiluvaihtoehto.
Osta erillinen verkkokamera
Nykyään suurin osa liitetyistä laitteista käyttää etupuolella olevia kameroita videopuheluihin. Mutta jos laitteellasi ei ole sellaista tai sisäänrakennetun verkkokameran laatu ei ole paras, voit aina ostaa yksittäisen verkkokameran liitettäväksi laitteeseesi. Jos tarvitset apua hyvän mallin valinnassa, olemme jo keränneet parhaat web-kamerat.
Aseta tausta
Olitpa sitten kiireisessä kahvilassa, makaat sängyssä tai kävelet kadulla, on usein aikoja, jolloin taustasi ei sovellu ammattimaiselle videopuhelulle. Mutta hienoa nykyaikaisissa videoneuvottelualustoissa, kuten Zoom ja Microsoft Teams, on, että niiden avulla voit muuttaa taustasi, jotta puhelusi näyttää ammattimaisemmalta.
Tilanteesta riippuen voit jopa valita hauskan taustan. Parhaat videoneuvottelualustat tarjoavat kirjastoja, joissa on laaja valikoima ennalta suunniteltuja taustoja, ja voit jopa ladata oman. Joko niin, sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että sukkasi hiipivät tärkeän videopuhelun taustalle.
Tarkista tekniikka ja ohjelmisto etukäteen
Suurimmalla osalla ihmisistä on ollut videopuhelun aikana teknisiä vaikeuksia riippumatta siitä, toimiiko mikrofonisi, kaiuttimesi eivät toista mitään, verkkokamerasi ei käynnisty, laite kaatuu tai mikä tahansa muu ongelma, joka vaikuttaa virtuaaliseen tapaaminen. Vaikka teknisiä vaikeuksia ei joskus voida auttaa, ne voidaan yleensä välttää, jos tarkistat, että kaikki on kunnossa ennen videopuhelun aloittamista.
Varmista esimerkiksi, että videoneuvottelualusta on asennettu laitteellesi. Tarkista, että mikrofoni, kaiuttimet ja verkkokamera toimivat; sinulla on linkki liittyä puheluun kätevä; ja muodosta yhteys parhaaseen käytettävissä olevaan Internet-yhteyteen.
Pidä laturia lähellä
Toinen videopuhelun aikana usein tapahtuva ongelma on, että laitteesi akku loppuu yhtäkkiä ja sammuu. Tämän vuoksi saatat puuttua tärkeän videopuhelun suurista paloista. Mutta voit helposti ratkaista tämän ongelman pitämällä laturia lähellä tai pitämällä laitetta kytkettynä pistorasiaan koko videopuhelun ajan.
Katso osa
On myös syytä miettiä, mitä aiot käyttää videopuhelun aikana. Jos isännöit tai osallistut videopuheluun työpaikalla, on tärkeää näyttää ammattilaiselta. Et esimerkiksi käytä pukeutumistasi toimistoon. Vaikka kaikkien ei tarvitse lahjoittaa pukua tai mustaa mekkoa videopuhelussa, asianmukainen pukeutuminen on silti välttämätöntä. Samaan aikaan kannattaa harjata hiuksesi, jos olet juuri rullannut sängystä ja aiot osallistua videopuheluun.
Tarkista valaistus
Valaistus on toinen merkittävä tekijä, joka on otettava huomioon, jos haluat parantaa videoneuvottelukokemusta. Jos istut pimeässä huoneessa, muut osallistujat eivät näe sinua videopuhelussa. Tämän välttämiseksi voit yrittää istua ikkunan tai keinovalojen lähellä. Varmista vain, että valonlähde ei ole liian voimakas. Muuten ihmiset saattavat silti olla vaikeuksia nähdä sinut selvästi puhelun aikana.
Valitse suosituin videoneuvottelualusta
Nykyään markkinoilla on paljon erilaisia videoneuvottelualustoja. Suosituimman palveluntarjoajan valitseminen on nopea ja helppo tapa varmistaa, että videopuhelukokemuksesi on loistava. Mutta mikä palveluntarjoaja sinun pitäisi valita? Suosikkivideoneuvottelualustamme ovat GoToMeeting, RingCentral Video, Microsoft Teams, Google Meet, Zoom-kokoukset ja monet muut.
- Olemme myös esittäneet parhaat PBX-puhelinjärjestelmät
