Kyberhyökkäykset lisääntyvät yleisesti, ja meidän kaikkien on oltava yhä valppaina tietojemme suojaamisessa. Jos pidät veroyritystä, vastuu asiakkaiden veronmaksajien tietojen suojaamisesta on myös ensiarvoisen tärkeää. Verokauden aikana riskit kasvavat entisestään, kun yritykset ja veroyritykset jakavat tietoja, kun ne pyrkivät kohti veroilmoitusaikaa.
Tämä on tietysti erittäin kiinnostavaa tietoverkkorikollisille, jotka haluaisivat tilaisuuden päästä käsiksi sekä veroyrityksen tietoihin että asiakkaita koskeviin tietoihin. Jos he onnistuvat tunkeutumaan näihin veronmaksajien tietoihin, he voivat käyttää niitä petollisten veroilmoitusten tekemiseen ja aiheuttaa veroyrityksellesi ja sen asiakastietokannalle vakavia haittoja.
Siksi on erittäin tärkeää varmistaa, että sekä yksityishenkilöillä että veroyrityksillä on käytössään toimenpiteitä kyberrikollisten uhkien vähentämiseksi. Yksilöille henkilöllisyysvarkauksien torjuntapaketti on hieno idea.
Veroyrityksille voidaan toteuttaa joitain vaiheita, joista monet ovat suhteellisen suoraviivaisia ja joihin ei liity muuta kuin liberaaleja järkeä. Vankemman ennaltaehkäisevän toimenpidekokonaisuuden saavuttamiseksi sinun on kuitenkin käytettävä täydellisempää ratkaisua, jonka vaihtoehtoja tutkimme alla.
- Tarkista paras henkilöllisyysvarkauksien suoja
- Paras vero-ohjelmisto tänään
- Katso paras kirjanpito-ohjelmisto
Hakkerointiuhat
Kuka tahansa voi olla tietoverkkorikollisuuden uhri, ja tämä ei koske vain kotona olevia ihmisiä, jotka jättävät veroilmoituksen kannettavaan tietokoneeseensa, tietokoneeseensa tai älypuhelimeensa. Uutiset sisältävät säännöllisesti otsikoita suuryritysten tietoturvaloukkauksista, mikä usein vaarantaa asiakastiedot. Se voi olla vain sähköpostiosoite, joka katoaa, vaikka vakavampiin rikkomuksiin voi liittyä esimerkiksi osoitetietoja, luottokorttinumeroita ja pahempaa, sosiaaliturvatunnuksia.
Jos ylläpidät veroyritystä, vastuu on siten huomattava, mikä tarkoittaa, että sinun on varmistettava, että sinulla on kaikki tarvittavat toimenpiteet asiakastietojen suojaamiseksi. IRS tarjoaa hyödyllisiä asiakirjoja, jotka voivat auttaa hahmottamaan tärkeimmät vastuut ja suojatoimet, jotka on otettava käyttöön tämän ongelman torjumiseksi. Oikeudenmukainen veronmaksajien tietojen turvaaminen on kätevä opas, joka kertoo toimenpiteistä, joita veroyrityksesi on toteutettava.
Jos yrityksesi hoitaa paljon sähköistä arkistointia työn tuloveroilmoitusten suhteen, tämä on hyvä lukema. Toimintasuunnitelman ja parhaiden ennaltaehkäisevien toimenpiteiden laatiminen auttaa veroyrityksesi varmasti suojaamaan asiakastietoja tehokkaammin.
Tietoturvaohjelmisto
Riippumatta siitä, kuinka hyvät tietoturvaohjelmistot saavat, on verkkorikollisia, jotka näyttävät pystyvän pysymään askeleen edellä peliä. Jos kuitenkin pidät veroyritystä, sivuuttamatta uhkaa ja olematta vaivautumatta tietoturvaohjelmistoihin ei todellakaan ole hieno idea. Jos investoit virustentorjunta- ja palomuuriohjelmistoihin, olet varmasti parempi paikka kuin sinulla ei ole mitään.
Myös tilauspohjaisia tietoturvapaketteja päivitetään jatkuvasti, mikä tarkoittaa, että kaikki uudet uhkat toivottavasti pysäytetään heidän raiteillaan ennen kuin verkkorikolliset pääsevät käsiksi asiakastietoihin. Verkkorikollisten pysäyttäminen ja henkilöllisyysvarkauksien väärinkäyttäjien saaminen asiakkaan tiedoista, jotka voivat sisältää heidän tärkeän sosiaaliturvatunnuksensa, on ehdottoman tärkeää, joten on järkevää valita paras käytettävissä oleva.
Vaikka monet tietoturvaohjelmistot ja palomuuripaketit päivittyvät dynaamisesti, kannattaa pitää välilehtiä tilauksesi toiminnasta. Varmista myös, että lopetat kaiken rauistumisen, kuten tilaustilin vanhenemisen. Tarkastellessasi tietoturvaohjelmistosi asetuksia on myös viisasta tarkastella parempaa aseman salausohjelmiston hankkimista, ellei sinulla vielä ole sitä, jotta voit kattaa veropalvelusi yritysverkoston muut perusteet.
Datan suojelu
Jos pidät veroyritystä, on erittäin todennäköistä, että yrityksessäsi on oltava huomattava määrä tallennettuja tietoja. Kuten usein myös usein raportoidaan, tallennettujen tietojen vaarantuminen on melko yleistä, ja monet järjestelmät ovat hakkeroineet ulkoisista lähteistä. Tämä tarkoittaa, että sinun on ryhdyttävä toimiin varmistaaksesi, että kaikki asiakastietosi ja myös sisäiset veroyritystiedot on salattu.
Yritykset käyttävät yhä enemmän ulkoisten palvelinten ja pilvipohjaisten varmuuskopiointijärjestelmien tarjoamia monia vaihtoehtoja. Monilla näistä on käytössä parempia turvatoimia kuin ehkä itsenäinen yritys voi toivoa olevan. Kannattaa tarkistaa vaihtoehtosi, kun kyse on jotain parhaista pilvipohjaisista varmuuskopiointijärjestelmistä, koska ne ovat usein yllättävän edullisia.
Jos siirryt pilvipohjaiseen asetukseen, varmista, että olet järkevä vanhojen asemien käytöstä poistamisessa. Kaikki veroyrityksessäsi käytetyt laitteistot on pyyhittävä; varmista, että kaikki asemien tiedot on varmuuskopioitu etukäteen. Vaikka vanhentunut laitteisto, kuten vanha asema, ei ehkä näytä kiinnostavan kenenkään, verkkorikolliset saattavat löytää siitä erittäin hyödyllisen. Joten muista viettää aikaa tekemällä nämä vanhat yksiköt lukukelvottomiksi.
Seuraa liikettä
Riippumatta siitä, kuinka suuri tai pieni veroyrityksesi voi olla, asiakastilien toimintaa on jatkuvasti seurattava. Välilehtien pitäminen kaikessa, mikä ei ehkä näytä tai tuntuu oikealta, on elintärkeää. Yksi hyödyllisimmistä apuvälineistä tähän on käyttää sähköistä arkistointitunnistetta tai EFIN-numeroa, jonka IRS antaa henkilöille ja yrityksille, jotka sisäinen veropalvelu on hyväksynyt valtuutetuiksi sähköisten tiedostojen tarjoajiksi.
Sinun on suojattava tarkasti yrityksessäsi jätettävien veroilmoitusten määrä, joka voidaan tehdä EFINin avulla. Tämän pitäisi mahdollistaa paljon helpompi seuranta ja antaa sinun havaita kaikki vilpilliset palautustoiminnot, koska ne on sisällytettävä kaikkeen IRS: lle toimitettavaan sähköiseen palautusmateriaaliin.
Vaikka IRS: n käytössä oleva järjestelmä on hyvä, voit auttaa asiaa pysymällä ahkerana ja varmistamalla, että veroyrityksesi tekee kaiken voitavansa asiakastietojen suojaamiseksi. Etsi vilpillisestä toiminnasta kertovia merkkejä ja tietoverkkorikollisten uhkia, kuten hylättyjä palautuksia, ilmoituksia asiakkaan palautuksista, joita ei ole vielä tehty, tai muita sääntöjenvastaisuuksia, jotka voisivat ja pitäisi saada nämä hälytyskellot soimaan.
Petoksista ilmoittaminen
Jos kohtaat jotain epämiellyttävää tai paljastat jotain räikeästi petollista, seuraava askel on toimia mahdollisimman nopeasti. Verotuksellisten rikkomusten kaltaisten asioiden vuoksi sinun on otettava välittömästi yhteyttä verohallintoon ilmoittamalla heille yksityiskohdista. Jos käytät muiden yritysten palveluita asiakastietojesi suojaamiseen, sinun on myös kerrottava niistä.
Vaikka kaikki tämä on meneillään, on myös tärkeää muistaa arkaluonteisten asiakastietojesi suojaaminen, joten älä jaa mitään kenenkään muun kuin IRS: n kanssa. Vaikka käytät ulkopuolisten IT- ja tietoturva-ammattilaisten apua, on silti viisasta pitää tutkimuksiin osallistuvien ihmisten piiri mahdollisimman pienenä.
- Tutustu yhteenvetoon parhaasta henkilöllisyysvarkauksien suojasta
