Google Workspace sisältää joitain parhaista tuottavuussovelluksista maailmassa. Olet ehkä jo oppinut joitain aikaa säästäviä vinkkejä, joiden avulla saat enemmän arvoa tästä toimisto-ohjelmistosta. Useimmat käyttäjät eivät kuitenkaan ymmärrä, että Google Sheets, Docs, Gmail ja Forms tukevat lähes rajatonta työnkulun automatisointia. Tämä voi olla erityisen arvokasta pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka viettävät paljon aikaa rutiinitehtävien, kuten tilausten reitittämisen ja pyyntölomakkeiden arvioinnin, parissa.
Tässä oppaassa kerrotaan, miten työnkulun automatisointi toimii Google-työtilassa, ja korostamme joitain lisäosia, joita voit käyttää lisäämällä tämän toimistopaketin tehoa yrityksellesi.
Mitä työnkulut ovat Google-työtilassa?
Raakatietojen muuntaminen yrityksesi käyttämään muotoon vie aikaa. Jos saat yhteydenottopyynnön lomakkeelta, se on ehkä muunnettava muotoon, jonka CRM-ohjelmisto voi lukea. Jos saat tilauspyynnön, pyyntö on ehkä jaoteltava ja lähetettävä erilaisia tietoja organisaation eri ihmisille.
Onneksi Google-työtila mahdollistaa näiden muutosten automatisoinnin asiakirjojen työnkulkujen avulla. Näiden työnkulkujen avulla voit määrittää vaiheiden sarjan, jonka tietojen on käytävä läpi, ja suorittaa sitten tämän prosessin puolestasi. Yleensä asiakirjojen työnkulut ovat erittäin muokattavissa, joten voit helposti sovittaa automaatioprosessin yrityksesi tarpeisiin.
Voit luoda automaattisia asiakirjojen työnkulkuja useimmissa Google Workspace -sovelluksissa, mukaan lukien Google Docs, Sheets, Gmail ja Forms.
Kuinka automatisoida asiakirjan työnkulku: Apps-skripti vs. lisäosat
Riippuen siitä, kuinka monimutkainen automatisoitu työnkulku sinun on luotava, voit kulkea kahdella eri reitillä.
Helpoin tapa luoda työnkulkuja on käyttää tähän tarkoitukseen rakennettua lisäosaa. Google-verkkokaupasta on saatavana satoja automaatiolaajennuksia. Jotkut näistä ovat ilmaisia, mutta monet vaativat kertamaksun tai kuukausitilauksen. Jos valitset maksullisen tuotteen, tarkista, tarjoaako sen valmistava yritys asiakastukea, jos törmäät ongelmiin.
Jos haluat luoda täysin mukautettuja automaatioita ilmaiseksi, voit käyttää Apps-komentosarjaa. Tämä on Googlen rakentama kehittäjäympäristö, jonka avulla kuka tahansa voi luoda lisäosia Google Workspace -sovelluksiin. Itse asiassa melkein kaikki Google-verkkokaupassa olevat maksulliset automaatiolaajennukset on rakennettu Apps Scriptin avulla. Vaikka on paljon resursseja, joiden avulla voit aloittaa koodaamisen Apps Scriptissä, jopa yksinkertaisen automaation asettaminen koodin avulla voi olla aikaa vievää.
Automaatio-lisäosien käyttö
Jos haluat selata Google Sheetsin, Docsin, Gmailin tai Formsin lisäosia, löydät ne Google-verkkokaupasta. Helpoin tapa käyttää verkkokauppaa on löytää Lisäosat-valikko mistä tahansa näistä sovelluksista ja napsauttaa sitten Hanki lisäosat. Tämä tuo esiin jo suodatetun ikkunan, joka näyttää vain lisäosat, jotka toimivat tällä hetkellä käyttämäsi Google Workspace -sovelluksen kanssa.
Voit asentaa minkä tahansa lisäosan verkkokaupasta napsauttamalla Asenna-painiketta. Huomaa, että maksetut lisäosat saattavat edellyttää tilausta ennen kuin voit aloittaa niiden käytön.
Mitä voit tehdä asiakirjojen työnkulkuilla?
Katsotaanpa joitain esimerkkejä, jotta saat käsityksen automaattisten asiakirjojen työnkulkujen avulla suoritettavista tehtävistä. Käytämme Googlen verkkokaupan sovelluksia, mutta pidä mielessä, että voit luoda monia näistä työnkulkuista ilmaiseksi Apps Scriptin kautta.
Liian yleisesti yritystiedot jaetaan useille laskentataulukoille. Ehkä sinulla on eri osastojen yksityiskohtaisia myyntitietoja, jotka on tallennettu eri taulukoihin. Tai voit tallentaa asiakastiedot eri syöttölomakkeista erillisiin asiakirjoihin.
Työnkulun automatisoinnin avulla voit helposti yhdistää useiden laskentataulukoiden tiedot yhdeksi päätaulukoksi. Haluamme käyttää SheetGoa (alkaen 12 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa) tähän, koska se helpottaa useiden Google Sheets -tiedostojen yhdistämistä. Vielä parempi, SheetGo pystyy myös kiristämään Excel- ja CSV-tiedostoja ja toimittamaan tietoja kyseisistä asiakirjoista automaattisesti Google Sheets -laskentataulukkoon.
Erityisen hienoa tässä automaatiolaajennuksessa on, että se päivittyy automaattisesti. SheetGo tarkistaa jaetut laskentataulukot uusien tietojen suhteen niin usein kuin haluat ja seuraa päädokumentin muutoksia käyttämällä Google Sheetsin muokkaushistoriatoimintoa.
Poissaolopyyntöjen, raporttien ja muiden sisäisten prosessien hyväksynnät ovat olennainen osa useimpien yritysten sujuvaa toimintaa. Lisäosien, kuten Form Workflow Plus (alk. 300 dollaria vuodessa), avulla voit helposti linkittää Google Forms -taulukkoihin hyväksymispyyntöjen seuraamiseksi ja hallinnoimiseksi.
Tämän lisäosan avulla hallinnoijan on yksinkertaisesti luotava pyyntölomake Google Formsissa. Lomake reititetään nimetyille hyväksyjille, kun se on täytetty ja kaikki tiedot syötetään laskentataulukkoon. Taulukko seuraa yksittäisten hyväksyjien päätöksiä ja kommentteja, missä pyyntö on hyväksymisprosessissa.
Form Workflow Plus tukee myös monivaiheista hyväksynnän reititystä, joten siitä voi olla hyötyä monimutkaisemmille työnkulkuille, kuten tilausten reititys.
Vaikka käytettävissä on runsaasti sähköpostimarkkinointityökaluja, voit luoda yllättävän monipuolisia sähköpostikampanjoita Gmailissa käyttämällä lisäosaa, kuten Yet Another Mail Merge (ilmainen käyttää).
Tämän sovelluksen avulla kirjoitat kaikkien sähköpostiosoitteet Sheets-laskentataulukkoon. Sitten voit kirjoittaa viestisi Gmailiin ja lisätä räätälöinnin sovelluksen sisäänrakennetulla koodilla.
Kun olet valmis lähettämään, palaa Sheetsiin ja Yet Another Mail Merge toimittaa sähköpostisi kaikille luettelossasi oleville. Voit seurata sähköpostin avauksia, napsautuksia ja vastauksia suoraan laskentataulukostasi.
Parasta tästä työkalusta on, että voit luoda rajoittamattoman määrän laskentataulukoita eri kampanjoille. Lisäksi, koska käytät Sheetsia, on helppo hankkia yhteystietoja markkinointikampanjan luomiseksi CRM: stä, Google Formsista tai olemassa olevista laskentataulukoista.
Laskentataulukot voivat olla yllättävän tehokkaita projektitehtävien ja virstanpylväiden asettamisessa. Lisäksi käyttämällä lisäosaa, kuten ProjectSheet, voit automatisoida edistymisen seurannan laskentataulukossasi.
Tämä kätevä ilmainen lisäosa laskee automaattisesti tehtävien määrän virstanpylvästä kohti ja seuraa, onko kukin tehtävä määritetty valmiiksi, keskeneräiseksi vai aloittamattomaksi. Tämän perusteella se näyttää valmistumisprosentin jokaiselle projektivaiheelle.
Lisäksi ProjectSheet voi auttaa sinua tunnistamaan, kun projekti on myöhässä aikataulusta. Lisäosa korostaa automaattisesti jokaisen virstanpylvään vihreän, keltaisen tai punaisen edistymispalkin sen mukaan, ovatko alatehtävät asetettujen määräaikojen lähellä vai lähellä niiden määräaikoja.
Älypuhelinsovelluksen luominen yrityksellesi on yleensä aikaa vievä ja kallis prosessi, joka edellyttää omistettujen ohjelmistokehittäjien palkkaamista. Työnkulun automatisoinnin avulla voit kuitenkin luoda perusmobiilisovelluksen suoraan Google Sheets -sovelluksesta.
Tätä varten käytämme AppSheet-lisäosaa (alkaen 5 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa). Tämän sovelluksen avulla voit yksinkertaisesti lisätä tietoja Sheets-laskentataulukkoon. Tiedot voivat olla mitä tahansa, kaupan varastosta liikkuvan verkkokaupan luomiseen tai työntekijöiden yhteystiedoista sisäisen hakemiston luomiseen.
Yhdistä laskentataulukko AppSheetiin ja muokkaa sitten tietosarakkeiden ominaisuuksia tarpeen mukaan. Voit jakaa tietoja ja lisätä mukautettuja lausekkeita tehtäviin, kuten varastonhallintaan. Kun olet valmis, voit valita useista ennalta määritetyistä näyttömalleista päättääksesi, miten tietosi näkyvät uudessa sovelluksessa.
Parasta tässä on, että se integroituu saumattomasti muihin Google Workspace -automaattisiin työnkulkuihisi. Voit määrittää AppSheetin käynnistämään automaattiset sähköpostit sovelluksen sisäisten käynnistimien perusteella tai lisäämään tietoja, jotka käyttäjät syöttävät toiseen Sheets-laskentataulukkoon. Lisäksi AppSheet voi lähettää automaattisia raportteja, jotka voit helposti tuoda Sheetsiin.
Yhteenveto
Asiakirjojen työnkulkujen automatisointi Google Google Workspacessa voi säästää yrityksesi aikaa ja rahaa sekä avata tehokkaita uusia ominaisuuksia. Vaikka on mahdollista luoda omia automatisoituja työnkulkuja Apps Scriptin avulla, Google-verkkokaupasta löydät monia ilmaisia ja maksettuja lisäosia, jotka tukevat automatisointia. Kokeile joillakin näistä esillä olevista lisäosista jo tänään nähdäksesi, kuinka työnkulun automaatio voi auttaa yritystoimintoja sujuvammin.
- Olemme esittäneet parhaan asiakirjojen hallintaohjelmiston.