Suurin osa yrityksistä ja yksityishenkilöistä, jotka luovat ja tekevät yhteistyötä verkossa asiakirjojen, laskentataulukoiden ja esitysten avulla, ovat perehtyneet Microsoft Officeen, mutta monet ihmiset eivät edelleenkään tiedä tähän tehokkaaseen toimistopakettiin sisältyvistä lukuisista aikaa säästävistä ominaisuuksista.
Tässä artikkelissa tarkastelemme 18 aikaa säästävää vinkkiä, joiden avulla voit ja työntekijät saada kaiken irti Microsoft Office -sarjasta riippumatta siitä, käytätkö Microsoft 365: tä vai Microsoft Office 2022-2023: tä. Asiakirjat, laskentataulukot ja esitykset näyttävät hyvältä, ja saat ne valmiiksi puolessa ajassa.
Oikein käytettynä nämä piilotetut ominaisuudet voivat lisätä työntekijöiden tuottavuutta huomattavasti, auttaa säästämään aikaa ja rahaa ja tarjoamaan heille miellyttävämmän työkokemuksen.
Jos etsit halvempaa tapaa luoda rikkaita asiakirjoja, tehokkaita laskentataulukoita ja kiinnostavia esityksiä, tutustu ilmaisten toimisto-ohjelmistojen luetteloon.
Kuinka hyödyntää Microsoft Office parhaalla mahdollisella tavalla: Valmistelu
Uusia ominaisuuksia lisätään Microsoft Officeen koko ajan, joten varmista, että sinulla on ohjelmiston uusin versio. Jos sinulla on Microsoft 365 -tilaus, voit päivittää sovelluksesi Microsoft Autoupdate -sovelluksella tai antaa niiden yksinkertaisen päivityksen automaattisesti. Muussa tapauksessa, jos olet ostanut erillisen Microsoft Office -version, muista, että joudut ehkä päivittämään, jotta voit käyttää joitain alla lueteltuja ominaisuuksia.
Vinkki 1: Automaattinen tallennus muuttuu OneDriven avulla
OneDrive on Microsoft Officen pilvitallennuspalvelu, ja se on käytettävissä riippumatta siitä, onko sinulla Microsoft 365 -tilaus. Sen lisäksi, että OneDrive antaa sinun käyttää kaikkia tiedostojasi missä ja milloin tahansa, voit myös liittää OneDriven Microsoft Office -ohjelmaasi hyödyntääksesi automaattisen tallennuksen ominaisuutta.
Kun tämä on käytössä, muutokset päivitetään pilveen reaaliajassa. Plus, OneDrive tallentaa useita versioita dokumenteistasi, joten voit helposti verrata ja palata edelliseen versioon tarvittaessa. Jokainen, joka on koskaan menettänyt tunnin työn tietokonevian tai virtakatkoksen vuoksi, tietää, mikä on aikaa säästävä ominaisuus. Löydät vanhemmat versiot Microsoft 365: stä napsauttamalla Tiedosto> Tiedot> Versiohistoria.
Vinkki 2: Opi koko sovelluksen pikavalintoja
Yksi suurimmista eduista Microsoft Officelle on se, kuinka yhdenmukainen käyttökokemus on eri sovelluksissa. Tämä tarkoittaa, että useimmat pikanäppäimet toimivat samalla tavalla Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa. Näiden komentojen oppiminen voi nopeuttaa huomattavasti tuottavuutta. Ctrl + S (⌘S) tallentaa, Ctrl + P (⌘P) tulostaa, ja vielä epämääräisemmät komennot, kuten Ctrl + D (⌘D) Font-valintaikkunalle, toimivat koko paketin sisällä.
Erinomainen tuottavuusvinkki on tarjota luettelo yleisistä pikakuvakkeista työntekijöille, jotka voivat viitata siihen tarvittaessa, kunnes siitä tulee toinen luonne.
Vinkki 3: Käytä Kerro minulle -ominaisuutta (Word)
Kerro minulle (mitä haluat tehdä) -ominaisuus lisättiin Microsoft Office 2016: een, mutta kun opit käyttämään sitä, se on jumalatar. Haluatko vaihtaa tyyliä? Kirjoita "Style". Rajaa valokuva? Kirjoita "Rajaa". Lisää taulukko, lisää kommentti, muuta asettelua, päivitä muotoilu, lue teksti ääneen - melkein jokaiseen Office-toimintoon pääsee nopeasti ja helposti tämän valikon kautta, kun taas älykkäiden ehdotusten avulla on helppo löytää etsimäsi kirjoittamalla vain yksi tai kaksi sanaa.
Microsoft 365 kuitenkin päivittää jatkuvasti ominaisuusjoukkojaan, eikä sitä välttämättä ole uusimmissa versioissa.
Vinkki 4: Jaa asiakirjat nopeasti Jaa-painikkeella
Jakopainike sijaitsee sovelluksen oikeassa yläkulmassa, ja sitä voidaan käyttää asiakirjan nopeaan jakamiseen OneDriven, sähköpostin, AirDropin (vain Mac) ja muiden kolmannen osapuolen palveluiden kautta. Sen sijaan, että avaisit sähköpostiohjelman, etsit tiedostoa ("Mihin tallensin tämän uudelleen?"), Napsauta Jaa-painiketta ja valitse vastaanottajat.
Vinkki 5: Etsi ja korvaa
Jos sinun on vaihdettava sana tai sanaryhmä koko asiakirjassa, voit tehdä sen nopeasti Etsi ja korvaa -toiminnolla. Napsauta vain Ctrl + Vaihto + H (⌘⇧H), niin Etsi ja korvaa -valintaikkuna tulee näkyviin. Kirjoita muutettava teksti Etsi-ruutuun, korvaava teksti Korvaa-ruutuun ja paina Korvaa-painiketta. Office etsii asiakirjaa ja tekee muutoksia tarvittaessa.
Voit myös korvata mitään (jätä Korvaa-kenttä tyhjäksi) poistaaksesi useita sanan esiintymiä.
Vinkki 6: Edistynyt Etsi ja korvaa
Tässä tehokkaassa työkalussa on enemmän kuin mitä näkee. Napsauttamalla valintaikkunan vasemmassa alakulmassa olevaa painiketta voit käyttää lisäominaisuuksia ja muuttaa välittömästi minkä tahansa tarvitsemasi tekstin kirjasintyyliä, kappaleasetuksia ja muuta.
Voit esimerkiksi löytää kaikki lihavoitu tekstiä ja tee kirjasin punaiseksi, tai valitse kaikki teksti tietyllä kielellä ja tee siitä kursivoitu. Käytä tätä milloin tahansa, kun haluat tehdä laajoja muutoksia tiettyihin tekstityyleihin.
Vinkki 7: Mukauta ja käytä tyylit upeille asiakirjoille
On yllättävää, kuinka monet ihmiset käyttävät Microsoft Officea päivittäin, mutta silti eivät hyödynnä tyylejä asiakirjojen virtaviivaistamiseksi ja kirjoittamisen nopeuttamiseksi. Tyylit löytyvät Koti-välilehdestä ja antavat sinun käyttää valmiita fonttiasetuksia lennossa. Voit myös muokata näitä tyylejä vastaamaan tarpeitasi ja asiakirjaasi. Tyylit päivittyvät automaattisesti, kun vaihdat myös teemoja, mikä helpottaa koko asiakirjan ulkoasun muokkaamista hetkessä.
Vinkki 8: Kopioi ja liitä useita kohteita Spikeen
Tämän kätevän toiminnon avulla voit kopioida useita kohteita ja liittää ne kaikki kerralla. Valitse vain ensimmäinen tekstilohko, paina Ctrl + F3 tai ⌘F3 ja siirry sitten seuraavaan. Aina kun painat Ctrl- tai Command + F3-näppäintä, teksti tallennetaan jne. Kun olet valmis liittämään kaiken, kirjoita Ctrl + Vaihto + F3 tai ⌘⇧F3. Voit myös kirjoittaa “piikki” (pieni kirjain) ja painaa Enter, jolloin tallennettu teksti jää muistiin käytettäväksi toisen kerran.
Vinkki 9: Kopioi ja liitä muotoilu
Yksinkertaista muotoilua nopeasti tekstilohkojen välillä painamalla Ctrl + Vaihto + C (⌘⇧C) kopioidaksesi muotoilu (kirjasin- ja kappaletyyli, värit, tasaus jne.) Ja Ctrl + Vaihto + V (⌘⇧V) liittääksesi muotoilu valitulle tekstille.
Vinkki 10: Mukauta Office-nauhat
Jos huomaat usein etsivän tiettyjä valikoiden tai laajentimien ominaisuuksia, lisää epäröimättä ne etu- ja keskiosaan nauhallesi. Voit tehdä tämän kohdassa Preference> Ribbon & Toolbar tai siirtymällä kohtaan File> Options> Customize Ribbon. Saatat olla yllättynyt valtavasta valikoimasta toimintoja, jotka voit lisätä nauhaan nopean pääsyn saavuttamiseksi. Voit myös piilottaa valintanauhan, jotta sinulla on enemmän tilaa napsauttamalla kerran sitä välilehteä, joka on auki, valitsemalla Näytä> Nauha tai kirjoittamalla Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Vinkki 11: Valitse kappale napsauttamalla kolminkertaista napsautusta
Useimmat ihmiset tietävät, että voit valita kaksoisnapsauttamalla sanaa. Voit myös napsauttaa sanaa kolminkertaisesti valitaksesi koko kappaleen, mikä on erittäin kätevä suurten tekstipalojen liikkumiseen muokkauksen aikana.
Vinkki 12: Säädä automaattinen korjaus sinulle sopivaksi
Yleinen valitus on, että Microsoft Office muuttaa tekstiä kirjoittaessasi, vaikka olisit varma siitä, mitä tarkoitat. Voit säätää näitä asetuksia kohdassa Työkalut> Automaattisen korjauksen asetukset. Voit poistaa kaikki sinua häiritsevät tai lisätä sanoja, jotka kirjoitat usein väärin. Voit jopa lisätä symboleja, kuten korvata (c) symbolilla ©.
Vinkki 13: Vertaa asiakirjoja vierekkäin (vain Windows)
Tietenkin voit vain avata erilliset ikkunat ja sijoittaa ne vierekkäin, mutta Microsoft Officen Side-by-Side-ominaisuus menee askeleen pidemmälle synkronoidun vierityksen kanssa, mikä on valtava aikaa säästävä, kun verrataan ja muokataan pitkien asiakirjojen versioita.
Vinkki 14: Tarkastele saman asiakirjan kahta eri osaa jaetussa näkymässä
Tämä on loistava työkalu, kun sinun on tehtävä muutoksia asiakirjan yhteen osaan samalla kun viitataan toiseen osaan (kirjoitettaessa esimerkiksi johdantoa tai johtopäätöstä). Mene vain Näytä-valintanauhaan ja valitse Jaettu näkymä. Voit vierittää eri osioihin jokaisessa ikkunassa itsenäisesti ja tehdä muutoksia jompaankumpaan niistä.
Vinkki 15: Kopioi ja liitä kuin ammattilainen
Melkein kaikki osaavat kopioida ja liittää tekstilohkon, mutta tiesitkö, että voit liittää tekstin nopeasti muotoilematta tai kuvana tai PDF-tiedostona suoraan asiakirjan sisälle? Kirjoita vain Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) ja saat valintaikkunan.
Wordissa voit käyttää tätä valintaikkunaa tekstin liittämiseen ilman muotoilua, kun taas Excelissä voit liittää vain arvot, muotoilun tai kommentit, kaikki paitsi reunukset, ja jopa lisätä, vähentää, kertoa ja jakaa summia lennossa.
Vinkki 16: Muokkaa pikavalikkoa
Voit lisätä usein käyttämiäsi ominaisuuksia pikakäyttötyökaluriville minkä tahansa sovelluksen pikavalikossa asiakirjan yläosassa. Oletuksena näet komentoja, kuten Tallenna, Tulosta ja Kumoa, mutta voit lisätä melkein mitä tahansa tähän. Napsauta vain oikealla olevaa nuolta lisätäksesi komentoja tarpeen mukaan.
Vinkki 17: Yhdistä muodot (Powerpoint)
Voit yhdistää erilaisia yksinkertaisia muotoja monimutkaisempien muotojen valmistamiseksi, jotka näyttävät hyvältä esityksissäsi, eikä sinun tarvitse tehdä tällaista hienoa työkalua, kuten Illustrator. Valitse vain muodot, jotka haluat yhdistää, ja napsauta Muotoile-välilehden Yhdistä muodot -kohtaa. Nämä yhdistetyt muodot voidaan kopioida ja liittää muihin sovelluksiin, kuten Wordiin.
Vinkki 18: Käytä ehdollista muotoilua solujen dynaamiseen muotoiluun (Excel)
Ehdollisen muotoilun avulla voit käyttää tyylejä tiettyihin soluihin niiden arvon tai sisällön perusteella. Voit esimerkiksi tehdä jokaisesta positiivisesta arvosta vihreän ja jokaisesta negatiivisesta arvosta punaisen. Valitse vain solut, jotka haluat muotoilla, ja käytä sitten Ehdollinen muotoilu -välilehteä Koti-valintanauhassa. Esiasetuksia on paljon, tai voit määrittää omat säännöt ja yhtälöt.
Yhteenveto
Microsoft Office on yksi parhaista käytettävissä olevista toimistopaketeista, ja siinä on paljon tehokkaita vaihtoehtoja, jotka auttavat virtaviivaistamaan työntekijöiden työtä ja parantamaan tuottavuutta. Kannusta tiimin jäseniä tutkimaan ohjelmistoa ja jakamaan aktiivisesti vinkkejä keskenään. Ei vain hauskaa ja jännittävää löytää uusia ominaisuuksia, vaan se tekee yhteistyöstä paljon helpompaa ja antaa työntekijöille mahdollisuuden tehdä enemmän lyhyessä ajassa ja työskennellä mukavammin.
- Olemme esittäneet parhaat Microsoft Office -tarjoukset.