Google Sheets -katsaus

Microsoft Excel on melkein synonyymi laskentataulukoiden käsitteelle, mutta Google Sheets ja muut vaihtoehdot ovat kaventaneet kuilua ja jopa ohittaneet Excelin tietyillä alueilla viime vuosina. Vaikka Excelissä on edelleen enemmän ominaisuuksia useimmissa käyttötapauksissa, kilpailu on kovaa, kun on kyse ylimmistä laskentataulukko-ohjelmistoista.

Google Sheets -katsauksessamme tarkastelemme tarkasti alustan etuja ja haittoja auttaaksemme sinua selvittämään, onko se paras valinta sinulle tai yrityksellesi. Vaikka puuttuu muutama edistyksellinen laskentataulukko, jotka ovat käytettävissä Excelin kanssa, se on silti paras Office-vaihtoehto reaaliaikaiseen jakamiseen ja yhteistyöhön.

Voit rekisteröityä Google Sheets -ohjelmaan täällä.

Google Sheets: Suunnitelmat ja hinnoittelu

Kuten muutkin Google Workspace -sovelluksen sovellukset, Google Sheets on täysin ilmainen käyttää sekä yksityishenkilöille että yrityksille. Voit luoda asiakirjoja, jakaa niitä muiden käyttäjien kanssa ja käyttää kaikkia Google Sheets -ominaisuuksia riippumatta siitä, oletko maksettu työtilan tilaaja.

Työtilan tilauksiin sisältyy ylimääräisiä etuja, mukaan lukien videoneuvottelut, mukautetut yrityssähköpostit, korkeammat rajoitukset pilvitallennustilalle, ryhmätason suojausasetukset ja ensisijainen tuki.

Esimerkiksi Business Starter -jäsenet saavat 30 Gt pilvitallennustilaa käyttäjää ja videotapaamisia, joissa on jopa 100 osallistujaa, 6 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa. Business Plug -tilaajat puolestaan maksavat 18 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa 5 teratavun tallennustilasta käyttäjää kohden, vankemmista suojausvaihtoehdoista, videoneuvotteluista, joissa on jopa 250 jäsentä, läsnäoloseurannasta ja monista muista eduista.

Google Sheetsille ei vaadita Google Workspace -tilausta, mutta se voi tehdä yhteistyöstä huomattavasti helpompaa suuremmille organisaatioille, joilla on monimutkaisemmat työnkulut

Google Sheets: Ominaisuudet

Kuten mainittiin, Google Sheets ei ole yhtä tehokas tai joustava kuin Excel laskentataulukoiden hallinnassa. Esimerkiksi Excelissä on kätevä Quick Access -ominaisuus, joka helpottaa usein käyttämiesi työkalujen tuomista esiin. Vastaavasti suuremmat laskentataulukot voivat joissakin tapauksissa hidastua, ja Excel tukee kirjaimellisesti tuhansia kertoja enemmän soluja laskentataulukkoa kohti kuin Google Sheetsin käytettävissä olevat 5 miljoonaa.

Excel ei kuitenkaan voi verrata Google Sheets -ohjelmaan, jos olet ensisijaisesti kiinnostunut yhteistyöstä. Aivan kuten muutkin Google Workspace -sovellukset, Sheets antaa jopa 100 käyttäjälle mahdollisuuden muokata samaa asiakirjaa samanaikaisesti. Asiakirjojen jakaminen on helppoa joko kopioimalla jakolinkki tai lähettämällä se suoraan muille käyttäjille.

Google Sheets on yleensä tarkoitettu verkkokäyttöön, mutta asiakirjat voidaan myös ladata paikallisesti offline-muokkausta varten. Vaikka Excelissä on syvemmät laskentataulukotyökalut ja -ominaisuudet, Sheetsillä on silti kaikki mitä tarvitset suhteellisen monimutkaisten laskentataulukoiden suunnitteluun, ja lisäosia on saatavana myös muokkausta varten.

Google Sheetsin avulla käyttäjät voivat luoda mukautettuja suodattimia valitakseen tietyt rivit tai tietyntyyppiset merkinnät

Google Sheets: Käyttöliittymä ja käytössä

Google Sheets -käyttöliittymä on suunnilleen muiden Google Workspace -sovellusten mukainen, joten se on nopea säätö, jos sinulla on kokemusta Google Docsista tai Slidesista. Kuten Excel, Sheets antaa käyttäjille mahdollisuuden hallita yksittäisiä taulukoita ruudun alaosassa olevassa asiakirjassa. Laskentataulukon yläpuolella on myös vastaava työkalurivi, joka sisältää useita vaihtoehtoja tekstille, muotoilulle, suodattamiselle ja muulle.

Vaikka aloittelijoille kuluu jonkin aikaa, ennen kuin he oppivat kaikki Google Sheets -palvelun toiminnot, sovellus tekee erinomaisen työn tekemällä työkalut mahdollisimman helppokäyttöisiksi ja intuitiivisiksi. Voit esimerkiksi valita yksinkertaisesti solualueen ja avata sitten työkalupalkin Toiminnot-valikon, jolloin pääset nopeasti lisäämään ja keskiarvoistaviin työkaluihin sekä edistyneemmille toiminnoille, kuten sini, loki ja absoluuttinen arvo.

Google Sheets tallentaa kaikkien asiakirjojen tiedostohistorian automaattisesti, mikä helpottaa laskentataulukon aiempien versioiden palauttamista

Google Sheets: Tuki

Google Sheetsillä on suhteellisen virtaviivainen muotoilu, mutta monimutkainen joukko ominaisuuksia. Onneksi siinä on myös monia informatiivisia resursseja, joiden avulla saat mahdollisimman paljon irti sovelluksesta.

Jos sinulla on vaikeuksia löytää tietty vaihtoehto vaihtoehdoista, napsauta vain työkalurivin Ohje-näppäintä ja kirjoita haluamasi. Avattava Ohje-valikko sisältää myös täydellisen luettelon toiminnoista ja pikanäppäimistä. Lisäksi Sheets-ohjekeskuksessa on yksityiskohtaiset oppaat monille sovelluksen työkaluille ja asetuksille.

Lisätietoja ohjelman ominaisuuksista ja ominaisuuksista on Googlen ohjekeskuksessa

Google Sheets: Suojaus

Google Sheets on suhteellisen turvallinen alusta, mutta muutamia mahdollisia haavoittuvuuksia on syytä olla tietoinen. Ensinnäkin kaksivaiheinen todennus ei ehkä ole oletusarvoisesti käytössä, joten ota se käyttöön tiliasetuksissa. Workspace-tilauksilla varustetut tiimin järjestelmänvalvojat voivat hallita 2FA- ja muita tietoturvakäytäntöjä ryhmätasolla.

Lisäksi linkkien jakaminen saattaa vaarantua, jos kolmas osapuoli pääsee linkkiin. Vaikka tiedostoja ei ole mahdollista suojata salasanalla Google Drivessa, voit lähettää ne suoraan muille Google-tileille kopioimisen ja liittämisen sijaan.

Maksullisen työtilan tilaajat pääsevät käyttämään syvällisiä työkaluja turvallisuuden ja tietojen häviämisen estämiseksi

Kilpailu

Microsoft Excel on vakiintunut johtaja laskentataulukoissa, ja Google Sheets oli kaukana toinen (tai huonompi) julkaisuhetkellä muiden toimisto-ohjelmistojen vaihtoehtojen joukossa. Mutta se on nopeasti saavuttanut Excelin monin eri tavoin, ja ero ei ole enää niin merkittävä useimmissa käyttötapauksissa. Esimerkiksi pivot-taulukot olivat keskeinen etu Excelille, kunnes Sheets otti käyttöön samanlaisen työkalun.

Ottaen huomioon sen saatavuuden ja jatkuvasti parantavan ominaisuuksien joukon, Google Sheets on nyt toimiva Excel-vaihtoehto sekä yksilö- että tiimikäyttöön. Reaaliaikaiset muokkaus- ja jakamisominaisuudet tekevät siitä vieläkin käytännöllisemmän organisaatioille, jotka tekevät usein yhteistyötä laskentataulukoissa.

Lopullinen tuomio

Excel ylittää Google Sheetsin muutamilla valituilla tavoilla, kuten tukemalla huomattavasti suurempia laskentataulukoita solujen kokonaismäärän suhteen. Toisaalta nämä erot eivät aiheuta ongelmia useimmille käyttäjille, ja Sheets tarjoaa tehokkaampaa yhteistyötä sekä ilmaisen pääsyn yksityishenkilöille ja pienyrityksille.

Ilmaisena ohjelmistona Google Sheets on yksi parhaista käytettävissä olevista laskentataulukko-ohjelmistoista. Maksullisena ohjelmistopakettina se ei kuitenkaan välttämättä tarjoa tarpeeksi ainutlaatuisia ominaisuuksia, jotka motivoivat nykyisiä Excel-käyttäjiä vaihtamaan.

Kaiken kaikkiaan Google Sheets on syytä harkita, jos olet jo Google-ekosysteemissä tai etsitkö uutta taulukkolaskentaohjelmaa.