Monet yritykset kokevat dramaattisimman muutoksen toimintatavassamme vuosikymmenien ajan - ellei ihmiskunnan lähihistoriassa. Vasta vuoden 1919 pandemian jälkeen maailma koki valtavan ja äkillisen muutoksen työntekijöiden työskentelytavassa ja yhteydenpidossa keskenään.
On vihjeitä hyvistä uutisista. Jonain päivänä palaamme normaaliin tapaan ja on joitain merkkejä pandemian lieventymisestä joillakin alueilla. On kuitenkin myös merkkejä pandemian yleistymisestä esimerkiksi Ranskassa ja Japanissa. Yksi asia on varma - työntekijät työskentelevät kotona lähitulevaisuudessa, ja on viisasta kehittää pitkän aikavälin suunnitelmia. Nämä vinkit voivat auttaa sinua kehittämään strategian nyt sen sijaan, että toivot ongelman häviävän.
1. Kehitä vankka videoviestintästrategia
Ensisijainen prioriteetti on lukita videoneuvottelutyökalu, jota kaikki käyttävät. Tämä on ensimmäinen askel, koska jokaisen yrityksen on selvitettävä, kuinka kommunikoida tavalla, joka toistaa henkilökohtaista yhteyttä. Tähän on työntekijöiden mielenterveyssyitä, liiketoiminnan jatkuvuuden syitä - ja taloudellisia syitä yrityksen kannalta. Ilman tavanomaista tapaa muodostaa yhteys videoihin - olipa kyseessä sitten yksi, yksi, pienemmissä ryhmissä tai koko yritys -, ongelmat ovat välittömät. On kuitenkin utelias, että monet yritykset eivät ole vielä tehneet tätä ja luottavat useisiin videokeskustelusovelluksiin, kuten Skype, Zoom ja jopa Apple FaceTime.
Ongelmana on, että usein ei ole strategiaa siitä, miten tämä toimii - kuka on maksanut tilejä organisaatiossa, onko turvallisuusstandardeja käytössä vai jos videokeskusteluohjelma toimii tuetuilla laitteilla. Sitä ei usein dokumentoida ja viestintää on vähän, lähinnä siksi, että tämä valtava siirtyminen etätyöhön vei niin monet meistä yllätyksen. Vaikka käytössä olisi joitain vakiosovelluksia ja hyvä viestintä, se ei ole riittävän vankka käsittelemään asioita, kuten koko yrityksen tapaaminen tai tapa välittää kiireellisiä tietoja.
2. Tee ilmatiivis työntekijän työsopimus
Oikeudelliset asiantuntijat ovat kertoneet.comille, että etätyösopimus ei ole enää valinnainen. Ongelmana on, että monilla yrityksillä ei ollut käytössä yhtä työntekijää ennen pandemiaa, tai se ei käsitellyt ongelmaa täysin. Suurin osa on kokeillut täällä ja siellä etätyöjärjestelyjä, mutta ei tässä mittakaavassa. On tärkeää kehittää sopimus osana pitkän aikavälin suunnittelua, alkaen työntekijöiden terveyttä ja turvallisuutta käsittelevästä osiosta. Tämä suojaa heitä ja selkeyttää yrityksen asemaa, mutta suojaa myös työnantajaa siitä, kuinka paljon yritys on vastuussa työntekijöiden hyvinvoinnista. (Oikeusasiantuntijoiden mukaan yrityksen on edelleen varmistettava, että työntekijällä on turvallinen ja terveellinen työympäristö, jopa kotoa.)
Sopimuksen pitäisi laajentua monille muille alueille. Sen tulisi vastata esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin: kuka on vastuussa kaikista laajakaistapalveluista ja millä hinnalla? Jos työntekijän myöntämä yrityskannettava on vahingoittunut, kenen tulisi maksaa korjaus ja kuinka nopeasti? Kuinka monta tuntia työntekijän tulisi työskennellä ja kuinka joustava järjestely on heidän aikaansa päivällä? Mitä enemmän sopimus voi selvittää, mitä kotona työskentely tarkoittaa, sitä parempi. On myös tärkeää, ettet kiirehdi tätä sopimusta - Pitkän aikavälin "kotoa" -skenaariossa, jossa kaikki ovat etäällä, sopimuksen pitäisi olla riittävän vahva selviytymään myrskystä useiden kuukausien tai jopa vuoden etätyön aikana.
3. Vähennä etätyön virtaviivaistamiseen käyttämiäsi sovelluksia ja työkaluja
Yksi äkillisistä oivalluksista monille yrityksille on se, että ne luottavat aivan liian moniin yrityssovelluksiin ja -palveluihin. On yrityksiä, jotka sallivat useita pilvivarastopalveluja, kuten Dropbox ja Microsoft Onedrive, eri tiimeille niiden tarjoaman pilvitallennustilan lisäksi, joita he tarjoavat omalla datakeskuksellaan tai Amazonilta. Tämä oli jo hämmentävä tilanne ennen pandemiaa. Yrityksen tekosyy oli, että se auttoi työvoimaa liikkumaan ja pitämään yhteyttä.
Ei enää. Lukuisat työntekijöiden käyttämät sovellukset (joko yrityksen määräämät tai ei) ovat aiheuttaneet vielä enemmän hämmennystä ja kaaosta etenkin asiakaspalveluun ja IT-hallintaan. Paitsi että on vaikea tukea niin monta sovellusta, työntekijät ovat myös hämmentyneitä ja vähemmän tuottavia. Yhden päivän kuluessa he saattavat vaihtaa Microsoft Teamsin ja Slackin välillä, pudota Skype-puheluun ja käyttää sitten Zoomia iPhonessa toiseen kokoukseen. Se luo kiireisen työympäristön. Ikivanhasta "tavallisen työpöydän" käsitteestä on yhtäkkiä tullut paljon tärkeämpi myös pienemmille yrityksille, joilla on "mitä tahansa" -asenne. On paljon parempi lukita ennakoitavampi sovellus- ja palvelupaketti.
4. Mielenterveys
On yksi viimeinen asia, joka koskee pitkän aikavälin vaikutuksia yrityksen johtamisesta etätyövoiman kanssa. On kriittistä ajatella mielenterveyttä. Viikon tai kahden viikon työskentely kotona ei ole liian dramaattista, mutta kun työntekijät työskentelevät etänä kuukausia, se voi aiheuttaa jännitteitä ja stressiä, joita ei ollut aiemmin. Jopa ne, jotka ovat työskennelleet kotona vuosia tai vuosikymmeniä, saattavat olla yllättyneitä kotona työskentelyn mielenterveysvaikutuksista, kun et saa tavata ihmisiä kahvilassa tai käydä ostoksilla kauppakeskuksessa.
Kaikkien pitkän aikavälin strategioiden tulisi käsitellä tätä ongelmaa. Saattaa olla tapoja tuoda arkipäivää työpäivään, lisätä lisäaikaa Zoom-kokouksiin "ampua tuulta" tai juoda kahvia yhdessä. Voit harkita ylimääräisten hoitopakettien lähettämistä työntekijöille tai pitää enemmän Facebook Live -istuntoja sen sijaan, että tapaat vain Skypen tai Zoomin kautta.
Sen ei pitäisi olla pieni lisä liiketoimintastrategiaasi, vaan etu- ja keskipiste - kuinka pitää työntekijät sitoutuneina ja keskittyvinä, kuinka antaa heille riittävät tauot ja liikkumavarat, kuinka kehittää henkilökohtaisia suhteita ja hoitaa heitä ilman jatkuvia työodotuksia. Työntekijät, joilla on hauskaa yhdessä - jopa etänä - työskentelevät paremmin yhdessä.
- Olemme esittäneet parhaan tuottavuusohjelmiston
- Etäkäyttö VPN: t - mitä ne ovat ja mikä on paras
