Asumisen virtuaalimaailmassa tällä hetkellä ei tarvitse olla niin rajoittavaa. Vaikka on totta, että monet meistä ovat itsenäisiä ja hyödyntävät työtä yrityskannettavan ja Zoom-keskustelun avulla, on tapoja pitää virtuaalinen tapahtuma yritystapaamiseen, videoneuvotteluun, tuotesittelyyn tai jopa täysimittaiseen aloitusjuhla. Yritysjohtajina meidän ei tarvitse miettiä, hyppäävätkö ihmiset tapahtumasta vai edes välttävätkö osallistumista, koska on parempia vaihtoehtoja.
Onneksi monia todellisen henkilökohtaisen tapahtuman periaatteita ja käsitteitä sovelletaan edelleen virtuaalitapahtuman pitämiseen - välipaloihin, kahviin ja tutustumisajankohtaan saakka. On hyvä jäljitellä todellista tapahtumaa niin paljon kuin mahdollista, jotta ihmiset voivat tuntea olonsa mukavaksi ja osallistua, jotta he pysyisivät tapahtumassa eivätkä putoa yhtäkkiä pois.
Vaikka teknisiä esteitä saattaa olla muutama, massojen kanssa on silti mahdollista toimia tavalla, joka on tehokasta ja tuottavaa ja johtaa samaan menestystasoon. Tärkein osa tässä on tahallista olemista - ymmärtäminen, että ihmiset ovat huolestuneita ja stressaantuneita maailmanlaajuisesta pandemiasta ja että heillä on monia asioita, jotka kilpailevat huomionsa puolesta. Kun tapahtumaan on virtaviivainen tapa, johdonmukainen viestintä ja ylimääräiset edut, huomaat, että ihmiset ovat yhtä kiinnostuneita ja vangittuja.
1. Kerro mitä odottaa
Yksi tärkeimmistä vaiheista jokaiselle tapahtumalle on siirtyminen todellisesta maailmasta. Mitä enemmän voit kommunikoida odotettavissa olevista asioista - käyttämällä esityslistaa, lisätietoja sisältävää verkkosivustoa, sähköpostiviestejä aikataulun päivityksillä ja valokuvia puhuvista - sitä parempi. Tämä hyödyntää ihmisen perustarpeita olla ”tiedossa” kaikista tapahtumista.
Se auttaa myös osallistujia tietämään, onko tapahtuma hyvin jäsennelty ja kannattava, vaikka sitä heille "vaadittaisiin". (Vältä erehdystä ajatella, että vaadittu tapahtuma takaa automaattisesti menestyksen.) Virtuaalitapahtumaa haittaa jo se, että osanottajan vieressä voi olla älypuhelin tai jopa kotitelevisio ja videopelikonsoli. Jos he tietävät, että asiaan liittyy yksityiskohtaista keskustelua ja päätöksentekoa, he asettavat puhelimen sivuun.
2. Käytä Facebook-tapahtuman ominaisuuksia
Facebook-tapahtuman ominaisuuksien käytössä on jotain melkein maagista. Ensinnäkin, virtuaalisessa ympäristössä, jossa kaikki ovat kannettavalla tietokoneella ja käyttävät Zoomia osallistumiseen, sosiaalisen median tapahtuman ominaisuudet ovat puhdasta kultaa. He tekevät kaiken näyttävän virallisemmalta. Tapahtuman ominaisuudet tekevät kuitenkin paljon enemmän.
Koska olemme kaikki hämmentyneitä näinä päivinä ja meillä on useita vaihtoehtoja yhteyden muodostamiseksi, tapahtuman ominaisuudet lähettävät ilmoituksia muistutuksina ja seuraavat, kuka todella osallistuu ja kuka ohittaa. Nämä tiedot voivat auttaa sinua jokaisessa kokouksessa. Kun olet järjestänyt yhden tapahtuman, voit seurata menestystä ja ottaa yhteyttä suoraan ohittaneisiin. Älä aliarvioi vertaispaineen arvoa. Tapahtuman ominaisuuksissa näytetään potentiaaliset osallistujat, jotka muut ovat suostuneet osallistumaan tapahtumaan.
3. Suunnittele improvisoitu keskustelu
Toinen tosielämän tapahtumista saatu opetus on sallia improvisoidut keskustelut. On houkutus päästä heti liikkeelle, hypätä suoraan asialistalle. Vältä tätä skenaariota. Jälleen kerran puhumme hajamielisistä ihmisistä, jotka osallistuvat kannettavaan tietokoneeseen. Suurin osa meistä tarvitsee jonkin aikaa sopeutuakseen virtuaalitapahtumaan osallistumisen omituisuuteen, ja haluamme tutustua niihin, jotka osallistuvat järjestelmällisesti.
Anna ihmisille vähintään 10 minuuttia aikaa päästä kiinni, keskustella säästä ja jopa poiketa henkilökohtaisista asioista. Kukaan ei tykkää osallistua kokoukseen, jossa on kylmä, steriili esityslista ja yksi pääpuhuva pää. Jopa tosielämässä nämä ovat tapahtumia, joista ihmiset hyppäävät pois heti alkaessaan.
4. Tee kolme kertaa niin paljon myynninedistämistä
Varmistaaksesi virtuaalitapahtuman onnistumisen, on tärkeää muistuttaa osallistujia useita kertoja. Oletetaan, että ihmiset ovat erittäin hajamielisiä, joten sinun on mainostettava tapahtumaa kolme kertaa enemmän tai enemmän. Tähän voi sisältyä sähköpostien, tekstiviestien, sosiaalisen median chat-viestien ja muiden kutsujen lähettäminen, mitä normaalisti ikinä tekisit. Ymmärtäminen, miten ihmiset käyttävät digitaalista viestintää - eli he selaavat asioita ohi nopeasti - tarkoittaa, että sinun on kommunikoitava liikaa heidän kanssaan ja yritettävä saada heidän kiinnostuksensa ja huomionsa.
Yksi vinkki on seurata kaikkien kutsujen onnistumista jokaisessa tapahtumassa. Jos lähetät sähköpostia, varmista, että käytät työkalua, joka voi seurata, ovatko potentiaaliset osallistujat avanneet ja lukeneet viestin. Jos postitat sosiaaliseen mediaan, seuraa tykkäyksiä ja jakamisia. Tämä auttaa sinua pysymään tarkoituksellisena siitä, kuinka usein viestit tapahtumasta ja mikä on toiminut tai ei ole toiminut aiemmin.
5. Kannusta välipala- ja kahviaikaa
Arvaa mitä? Yksi syy siihen, miksi osallistumme todellisiin henkilökohtaisiin kokouksiin, on ilmaisten välipalojen saaminen. Se on ihmisluonto. Virtuaalisessa ympäristössä tämä voi olla haastavaa, mutta ei mahdotonta. Jos päätät pitää yrityksen kokouksen muutamassa viikossa ja haluat kaikkien osallistuvan, yritä tarjota vastaavia kannustimia. Esimerkiksi tapahtumanhallintasivustolla EventBrite voit luoda rekisteröintisivun työntekijöillesi. Jos he täyttävät sen ja napsauttavat oikeita vaihtoehtoja ilmoittautumisen yhteydessä, tarjoa tarjouskoodi ilmaista UberEats-toimitusta tai ilmaista bagelia paikallisessa ruokapaikassa - toimitetaan kokoukseen.
Oletetaan, että suunnittelet uuden tuotteen lanseerausta - lähetä jokaiselle osallistujalle ilmainen koodi kahvia Starbucksissa, jota he voivat käyttää kokouksessa. Tämä konsepti saattaa tuntua vanhan koulukunnan jäseneltä, ja työntekijät tai osallistujat saattavat vain käyttää koodia eivätkä osallistu kokoukseen, mutta ainakin se on yritys jäljitellä tosielämän kannustinta, joka todella toimii.
- Ammattitaitoisia neuvotteluja varten tarkista parhaat konferenssipuhelimet.