Microsoft Project on yksi kehittyneemmistä projektinhallinta-alustoista, jotka ovat saatavilla tänään. Siinä on huipputeknologioita, joiden avulla voit tunnistaa parhaan tavan suunnitella projekteja ja löytää optimaaliset ratkaisut työmäärien jakamiseksi tiimillesi.
Vaikka Microsoft Project on tarkoitettu sekä pienille että suurille yrityksille, se ei ole markkinoiden käyttäjäystävällisin projektinhallintaratkaisu, kun aiot selvittää tämän Microsoft Project -tarkastuksen aikana. Jos helppokäyttöisyys on sinulle tärkeää, saatat olla parempi vaihtoehtoisella järjestelmällä.
Suunnitelmat ja hinnoittelu
On olemassa pari erilaista tapaa käyttää Microsoft Project -ohjelmistoa, mutta suosituin on Microsoft Projectin pilvipohjainen ratkaisu. Tähän pääsee kolmella eri tilauspaketilla, jotka hämmentävällä tavalla ovat nimeltään Project Plan 1, Project Plan 3 ja Project Plan 5. Niiden hinta vaihtelee 10-55 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa, ja kaikki laskutetaan vuosittain.
Kaikki kolme tilausta tukevat yhteistyötä ja auttavat sinua järjestämään työnkulun Gantt-kaavioiden kautta. Riippumatta valitsemastasi suunnitelmasta, voit käyttää ruudukko- ja taulukkonäkymiä järjestämään erilaisia tehtäviä, joista olet vastuussa sinä ja tiimisi.
Projektisuunnitelmaa 1 voidaan kuitenkin käyttää vain selainpohjaisena sovelluksena, kun taas Suunnitelmien 3 ja 5 mukana tulee ladattava työpöytäasiakas. Projektisuunnitelma 3 kannattaa myös päivittää, jos haluat pystyä osoittamaan tiettyjä resursseja eri tehtäviin tai jos tarvitset pääsyn raportointi- ja tuntilomaketoimintoihin.
Projektisuunnitelma 5 on kokenut kokeneet projektipäälliköt, joiden on mallinnettava hanke-ehdotukset ja vertailtava niitä liiketoiminnan keskeisiin mittareihin. Huipputason Microsoft Project -tilaus tukee myös kysynnän hallintaa, jolloin voit luoda standardoidun tavan arvioida kollegojesi projektiideoita.
Voit myös käyttää Microsoft Projectin pilvipohjaista versiota kirjautumalla Microsoft 365 -tilaukseen, jonka avulla voit käyttää Microsoft Project Onlinea. Harkitse tämän polun valitsemista, jos haluat saada käsiksi muita Officen tuottavuustyökaluja, kuten Word tai Powerpoint.
On-Premise-versiot
Jos haluat maksaa kertaluonteisen lisenssin sen sijaan, että rekisteröidyisi vaihtuvaan tilaussuunnitelmaan, voit valita sen sijaan Microsoft Projectin paikallisen version. Näitä on kolme: Project Standard 2022-2023, Project Professional 2022-2023 ja Project Server. Kaksi ensimmäistä maksaa 620 dollaria ja 1030 dollaria, mutta joudut pyytämään tarjousta suoraan Microsoftilta, jos olet kiinnostunut ostamaan Project Serverin.
Kaikki Microsoft Projectin kolme paikallisversiota voidaan asentaa yhteen tietokoneeseen kerrallaan. Niiltä puuttuu pilvipalvelun Microsoft Project -versioiden yhteistyöominaisuudet, mutta Project Professional tukee synkronointia Project Onlinen kanssa, kun taas Project Server sisältää huippuluokan optimointityökalut.
ominaisuudet
Kuten mikä tahansa hyvä projektinhallintaratkaisu, myös Microsoft Project sisältää mukautettavat Gantt-kaaviot, joiden avulla voit visualisoida projektin työnkulkuja ja resursseja. Mutta Microsoft Project ei ole lyhyt edistyneistä projektinhallintaominaisuuksista.
Esimerkki on korkean tason projektibudjetoinnin työkalupakki, joka tulee tämän alustan mukana. Tämän avulla voit tehdä ansaitun arvon laskelmat, jotka tuottavat ehdotetun projektin arvioidut kustannukset ja tuotot. Tämä on erinomainen ominaisuus, joka voi auttaa sinua strategisoimaan, mitkä projektit toteutetaan.
Voit käyttää Microsoft Projectia pitämään välilehtiä kaikesta organisaatiossasi tehtävästä työstä seuraamalla tietyille ihmisille osoitettuja tehtäviä ja yleisiä tavoitteita, jotka on saavutettava. Resursseja on myös mahdollista valvoa, ja yksityiskohtaisille tiedoille on paljon tilaa. Esimerkiksi kaavioihisi voidaan lisätä ylimääräisiä paneeleja, jotka tekevät esimerkiksi selvityksen siitä, kuinka materiaalikustannukset muuttuvat ajan myötä.
Jos olet kokenut projektipäällikkö, voit viedä Microsoft Project -järjestelmän uudelle tasolle interaktiivisilla hallintapaneeleilla, jotka ilmoittavat projektien nykyisen tilan. Tätä varten tarvitset kuitenkin jonkin verran ohjelmointitaitoja ja erillisen tilauksen Microsoft Power BI: hen.
Liitäntä ja käytössä
Jos olet joskus käyttänyt Microsoft Exceliä tai muuta Microsoftin tuottavuustyökalua, on todennäköistä, että tunnet olosi kotoisaksi Microsoft Projectissa liikkumisessa. Kuten muutkin Office-ohjelmat, työkalut ja pikakuvakkeet löytyvät ruudun yläreunassa olevasta palkista.
"Kotona" ei kuitenkaan tarkoita "mukavaa". Vaikka Project saattaa näyttää samankaltaiselta kuin Excel, projektinhallintakonsepteilla on oltava perusteet, jotta ymmärrät täysin Microsoft Project -käyttöliittymän tapahtumat. Näytön vasemmalta puolelta löydät laskentataulukon, joka liittyy tehtävä- ja resurssitietoihin. Samaan aikaan oikealla puolella on interaktiivinen visualisointi aikataulustasi.
Mikään mobiilisovellus ei toista työpöydän tai selainpohjaisen Microsoft Project -kokemuksen toimintaa. On kuitenkin olemassa muutama läheisesti liittyvä sovellus. Ensinnäkin Microsoft tarjoaa Project Portfolio Dashboard -verkkosovelluksen, jonka avulla voit suunnitella kattavia projektiraportteja iPadillasi. Ja sitten on iOS- ja Android Project Microsoft Planner -sovellus, joka voi synkronoida henkilökohtaiset tehtävät ja aikataulut Project Online -palvelusta.
Tuki
Microsoft ei varmasti saavuttanut asemaansa yhtenä maailman johtavista teknologiabrändeistä tarjoamatta melko suurta asiakastukea. Jos kohtaat ongelman Microsoft Project -tilauksessasi tai asennuksessa, voit saada apua tukiagentilta puhelimitse.
Kilpailu
Jos Microsoft Projectsilla ei ole ystävällisiä opetusohjelmia, jotka auttavat sinua luomaan nopeasti, kilpailijat, kuten Monday.com tai Zoho Projects, ovat niin intuitiivisia, että he tuskin tarvitsevat opetusohjelmia. Microsoft Project on tehokkaampi kuin nämä vaihtoehdot, mutta sen jyrkkä oppimiskäyrä tarkoittaa, että se on hyvä vaihtoehto vain, jos tarvitset edistyneitä työkaluja, jotka on yhdistetty tähän projektinhallintaratkaisuun.
Lopullinen tuomio
Vaikka Microsoft Project ei voittakaan palkintoja yksinkertaisuudesta, Microsoft Project on edelleen erinomainen projektinhallintatyökalu kokeneille ammattilaisille. Sen kyky ennustaa projektikustannukset ja osoittaa resursseja monimutkaisten yksityiskohtien perusteella tarkoittaa, että se voi yksinkertaisesti mennä pidemmälle ja tehdä enemmän kuin vaihtoehtoiset projektiratkaisut.