Viestinnällä on keskeinen rooli yritysten päivittäisessä toiminnassa kaikilla toimialoilla, sekä sisäisesti että ulkoisesti. Ja puhelimet ovat edelleen yksi yleisimmistä viestintätavoista monille yrityksille nykyään.
Viime vuosina yrityspuhelimissa on tapahtunut suuria muutoksia. Nykyään monet yritykset käyttävät Voice over Internet Protocol -pohjaisia puhelinjärjestelmiä. Tällaisten järjestelmien avulla yritykset voivat soittaa ja lähettää viestejä älypuhelinten, tablettien, tietokoneiden ja muiden Internetiin kytkettyjen laitteiden kautta.
VoIP-järjestelmän ostaminen yrityksellesi tarjoaa monia etuja verrattuna perinteisiin puhelinratkaisuihin. Ne tarjoavat paremman skaalautuvuuden, kustannussäästöt, monilaitteisen tuen, erinomaisen puhelun laadun, paremman turvallisuuden, vaikuttavat käyttökokemukset ja monia muita etuja.
VoIP-järjestelmissä on myös hienoa, että niillä on paljon erilaisia ominaisuuksia, kuten automaattiset hoitajat, soitonsiirto, puhelun tallennus, puhelun siirto, puhelun pito, puhelun pysäköinti, puhelujonot, aukioloajat, analytiikka, neuvottelut, pidossa oleva musiikki, Tekstiviestit ja paljon muuta.
Jos etsit parhaillaan yritystason VoIP-järjestelmää, olet huomannut, että valinnanvaraa on paljon. Mutta kuinka valitset oikean yrityksellesi? Yksi parhaista tavoista varmistaa, että VoIP-järjestelmä sopii yrityksellesi, on välttää yleisiä virheitä, olipa kyseessä sitten vähän tutkimusta ennen järjestelmän ostamista, epäselvyyttä vaatimuksistasi tai jotain muuta.
- Nämä ovat markkinoiden parhaat pilvipuhelinjärjestelmät
Ensimmäisen palveluntarjoajan valitseminen
Markkinoilla on tänään tarjolla monia erilaisia VoIP-järjestelmiä, ja jos haluat ostaa sellaisen yrityksellesi ja olet erittäin kiireinen, on helppo valita ensimmäinen palveluntarjoaja, jonka kohtaat nopean Google-haun jälkeen.
Mutta jos valitset VoIP-palveluntarjoajan tekemättä tutkimusta etukäteen ja harkitsemalla muita vaihtoehtoja, voit päätyä valitsemaan palvelun, joka ei sovellu yrityksellesi ja tiimillesi.
Parhaan VoIP-järjestelmän löytämisessä on tärkeää verrata eri palveluntarjoajia. Vaikka tämä vie enemmän aikaa, et kiirehdi päätöstäsi ja päädyt parhaan VoIP-ratkaisun kanssa koko yrityksellesi. Ostoksilla voi säästää rahaa premium-liittymiin ja saada vielä enemmän ominaisuuksia.
Käyttäjätarpeiden ja liiketoiminnan vaatimusten ymmärtämättä jättäminen
Eri palveluntarjoajien vertailu ei ole ainoa tekijä, joka on otettava huomioon yritystason VoIP-järjestelmää valittaessa. Jos et ymmärrä, mitä yrityksesi ja henkilökuntasi tarvitsee VoIP-palveluntarjoajalta, saatat tuhlata rahaa ja aikaa tehottoman järjestelmän käyttöönottoon.
Kun etsit markkinoilta täydellistä VoIP-ratkaisua, kirjoita luettelo liiketoiminnan, teknisistä ja käyttäjien vaatimuksista. Tämä auttaa sinua varmistamaan, että potentiaalinen palveluntarjoaja sopii mukavasti yritykseesi. Voit esimerkiksi kirjoittaa muistiin tarvittavat VoIP-ominaisuudet ja tarkistaa, tarjoavatko mahdolliset VoIP-palveluntarjoajat niitä.
Perusteellisten katsausten, tapaustutkimusten ja asiakkaiden suositusten lukeminen auttaa myös selvittämään, mikä järjestelmä sopii parhaiten yrityksellesi. Mitä et halua tehdä, on valita VoIP-ratkaisu ja huomata, että se ei sovellu yrityksellesi tulevaisuudessa.
Kustannuksia ei oteta huomioon
VoIP-järjestelmän kustannusten huomioimatta jättäminen on jotain muuta pidättäytymään tekemästä parhaita palveluntarjoajia. Monet VoIP-palvelut tarjoavat erilaisia maksettuja tilauksia ja valinnaisia lisäominaisuuksia, jotka sopivat eri yrityksille. Jos sinulla ei ole selvää näistä asioista, voit liittyä väärään suunnitelmaan tai periä lisämaksuja linjaa pitkin.
Jos harkitset VoIP-järjestelmän ostamista yrityksellesi, suosittelemme vahvasti asettamaan selkeän budjetin alusta alkaen ja ottamaan huomioon eri palveluiden taloudelliset tekijät. Kuten minkä tahansa muun tyyppisen tuotteen tapauksessa, markkinoilla on sekä halpoja että kalliita VoIP-ratkaisuja. Kun tiedät selkeästi, kuinka paljon olet valmis käyttämään VoIP-järjestelmään, voit löytää budjettiasi vastaavan palvelun.
Useimmilla palveluntarjoajilla on selkeä hinnoittelu verkkosivustoillaan, mikä on ehdottomasti lukemisen arvoinen. Mutta sinun pitäisi myös pystyä keskustelemaan budjetistasi ja VoIP-järjestelmän kustannuksista puhumalla asiakaspalvelutiimien kanssa.
Turvallisuusvaikutusten huomiotta jättäminen
Koska VoIP-puhelinratkaisut toimivat Internetissä, on aina olemassa vaara, että verkkorikolliset voivat hakata järjestelmääsi salakuuntelemaan puhelut ja varastamaan arvokasta yritystietoa. Tämän vuoksi on ensiarvoisen tärkeää, että otat huomioon VoIP-järjestelmien turvallisuusriskit ja varmistat, että valitsemasi palveluntarjoaja lieventää näitä uhkia.
Sinun tulisi esimerkiksi valita VoIP-järjestelmä, joka tarjoaa vahvan salauksen, monitekijätodennuksen, tiukan käyttäjäkäytännön, joukon suojattuja protokollia ja muita suojausominaisuuksia. Jos et ole varma siitä, miten palveluntarjoaja käsittelee käyttäjien turvallisuutta ja yksityisyyttä, kannattaa puhua heidän asiakaspalvelutiimilleen.
Skaalautumattoman järjestelmän ostaminen
Jos haluat käyttää VoIP-järjestelmää nopeasti kasvavassa liiketoiminnassa, viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on valita skaalautumaton ratkaisu, joka ei sovi yrityksesi tarpeisiin kaukaisessa tulevaisuudessa.
Kun yrityksesi kasvaa edelleen, sinun on epäilemättä luotava uusia linjoja maailmanlaajuisesti, lisättävä uusia työntekijöitä puhelinjärjestelmään, käytettävä uusia ominaisuuksia ja lisäosia ja paljon muuta. Parhaiden yritysten VoIP-järjestelmien ansiosta näiden asioiden tekeminen on helppoa ja nopeaa ajan myötä.
Ei-arvostetun tai ilmaisen palveluntarjoajan valitseminen
Toinen asia, jota on vältettävä, kun valitset VoIP-järjestelmän, on hyvämaineisille tai ilmaisille tarjoajille. Vaikka ilmaisen palveluntarjoajan valitseminen kuulostaa hyvältä tavalta säästää rahaa VoIP-järjestelmässä, saatat kokea tietoturva-aukkoja, heikkoa suorituskykyä, ei asiakastukea, vaikeasti käytettäviä ohjelmistoja ja muita ongelmia.
Paras tapa varmistaa, että saat kaiken irti VoIP-järjestelmästä, on valita yksi markkinoiden parhaista järjestelmistä. Suosituimmat VoIP-palvelumme vuonna 2022-2023 ovat RingCentral Office, Ooma Office, GoToConnect, Dialpad, AT&T Business, 8x8 X Series, Microsoft 365 Business Voice, Grasshopper, 1-VOIP ja Phone.com.
Ei-käyttäjäystävällisen VoIP-järjestelmän valitseminen
Tutkimatta parhaita VoIP-järjestelmiä yrityksille saatat päätyä järjestelmään, jota on vaikea asentaa ja käyttää. Tämä aiheuttaa yrityksellesi monia kysymyksiä, kuten esimerkiksi kouluttamaan henkilökuntaa monimutkaisen VoIP-järjestelmän käytöstä, työntekijät, jotka päättävät käyttää muita viestintämenetelmiä, jos järjestelmä ei ole käyttäjäystävällinen, ja lopulta vaihtaa palveluntarjoajaa alaspäin.
Erinomainen tapa tarkistaa, että järjestelmä tarjoaa hyvän käytettävyyden, on lukemalla arvosteluja ja asiakkaiden suosituksia. Mutta valtaosan VoIP-järjestelmistä, jotka tarjoavat ilmaisia kokeiluja ja demoja, voit jopa kokeilla järjestelmää ennen sitoutumista maksettuun tilaukseen. Joten tiedät, onko sitä helppo käyttää vai ei.
- Olemme myös esittäneet parhaat PBX-puhelinjärjestelmät
