Jos etsit tapoja parantaa yrityksesi sähköposteja, et ole yksin. Ammattilaiset kamppailevat säännöllisesti sähköpostien kirjoittamisesta mainitsemalla selkeyden, selkeyden ja nopeuden tärkeimpinä esteinä.
Täydellisen yrityssähköpostin laatimisen ei tarvitse olla monimutkaista, ja sinun ei todellakaan tarvitse tohtorin tutkintoa kirjallisuudessa selkeiden ja vakuuttavien sähköpostien kirjoittamiseen. Muutama yksinkertainen vinkki ja vihje auttavat sinua kommunikoimaan tehokkaammin ja käyttämään vähemmän aikaa siihen.
Jos et ole jo tehnyt niin, muista tutustua luetteloon parhaista sähköpostipalveluista. kaikki nämä vinkit on helpompi toteuttaa, kun olet löytänyt sähköpostiohjelman, joka on mukava ja helppo käyttää.
1. Käytä tekstin muotoilua eduksi.
Lähes kaikki nykyaikaiset sähköpostit lähetetään HTML-muodossa, mikä tarkoittaa, että voit käyttää muotoilua korostamaan tai selkeyttä. Valikoiva käyttö lihavoitu, alleviivattu ja kursivoitu teksti voi välittää tärkeyden, kiireellisyyden ja merkityksellisyyden.
Käyttämällä muotoilua kiinnittämään huomiota keskeisiin käsitteisiin, sähköpostisi tulee olemaan helpompi lukeaja välittää lisätietoja yhdellä silmäyksellä. Ottaen huomioon, että keskimääräinen toimistotyöntekijä saa yli 80 sähköpostia päivässä, tämä auttaa sinua erottumaan selkeästä ja helposti ymmärrettävästä.
Älä koskaan käytä isoja kirjaimia korostaaksesi pistettä; ihmiset pitävät sitä häiritsevänä ja jopa töykeänä.
2. Lisää hyperlinkkejä kuin ammattilainen
Se on melko kätevää, kun joku mainitsee asiakirjan tai verkkosivuston, ja sinun tarvitsee vain napsauttaa kyseistä avainsanaa tarkistaaksesi lähde itse. Hyperlinkit ovat loistava tapa saada sähköpostisi näyttämään ammattimaisemmalta, ja lukijat arvostavat niitä suuresti.
Se on myös toinen syy, että on tärkeää valita hyvä sähköpostiohjelma, vaikka useimmat verkkopohjaiset ohjelmat, kuten Gmail, pystyvät käsittelemään linkkejä hienosti. Vaikka se eroaa sovelluksesta toiseen, Ctrl + K (Cmd + K for Mac) on melkein yleinen pikanäppäin hyperlinkin lisäämiseksi. Jos se ei toimi, tarkista vain sovelluksesi Ohje-valikosta.
3. Vältä epätavallisia tai epäammattimaisia fontteja
Kyllä, tämä sisältää sarjakuvia. Kun valitset kirjasimen ammattimaisille sähköposteillesi, pidä kiinni klassikoista. Esimerkiksi Arial ja Calibri ovat molemmat helposti luettavia, heti tuttuja ja sopivat hyvin yritysympäristöihin. Käytä myös samaa kirjasinta koko luettavuuden takaamiseksi.
4. Käytä aikaa ammattimaisen allekirjoituksen luomiseen
Joillakin yrityksillä on ohjeita siitä, mitä sisällyttää (tai ei) allekirjoitukseesi, mutta jos ei, sinulla on vapaa tila ammattimaisen kuvan luomiseen.
Yrityksesi logon lisääminen voi viedä paljon kohti kiillotetun ilmeen luomista. Nykyaikaisten sähköpostisovellusten tulisi antaa sinun keskittää logosi ja kirjoittaa teksti sen alle tai kohdistaa logo vasemmalle tekstin oikealle puolelle. Kummassakin tapauksessa sähköpostisi näyttävät välittömästi ammattimaisemmilta, ja lukijoilla on helpompaa aikaa yhdistää sinut yritykseesi.
Lisäksi, kun kyse on sähköpostin allekirjoituksesta, vähemmän on enemmän. Pidä kiinni perusasioista: nimesi ja sijaintisi, puhelinnumerosi ja tarvittaessa yksinkertaiset sosiaalisen median kuvakkeet. Kaikilla tuotemerkeillä, kuten Twitter, Facebook ja Instagram, on resurssisivut, joissa on kuvakkeita, jotka voit lisätä allekirjoitukseesi, jotka linkittävät profiiliisi.
Vaihtoehtoisesti on olemassa useita allekirjoitusten generaattoreita, kuten WiseStamp, jotka auttavat sinua rakentamaan ammattimaisen allekirjoituksen muutamassa minuutissa.
5. Oikolukea sähköpostisi
Tämä voi olla vaikea tapa rakentaa, etenkin niille meistä, jotka kirjoittavat 30 tai 40 sähköpostia päivässä, mutta sillä on merkittävä ero kommunikointisi suhteen. Oikeinkirjoitusvirheet, kirjoitusvirheet ja virheellinen kielioppi tekevät sähköpostistasi (ja sinäkin laajemmin) vähemmän ammattimaiseksi.
Älä epäröi tutkia hyvää kielioppia ja kirjoitusapua. Esimerkiksi kielioppi on selainlaajennus, josta monet pitävät hyödyllisiä tällaisten virheiden havaitsemisessa. Ole kuitenkin varovainen, ettet luota yksinomaan automaattisiin kirjoitusapuvälineisiin. Sinun tulisi silti lukea sähköpostisi alusta loppuun.
6. Vältä nukkaa ja täyteainetta
Kuten sinäkin, useimmilla ihmisillä on loputon saapuvien sähköpostien virta. Paitsi yksinkertainen tervehdys ja kohtelias sulkeminen, pidä asiat mahdollisimman suorina ja yksinkertaisina. Kiinnitä erityistä huomiota toistoihin, ajettaviin lauseisiin ja täyteaineisiin.
Sähköpostin kirjoittaminen ei ole kuin puhuminen: teksti pysyy ruudulla, lukijoiden käytettävissä milloin tahansa. Ei tarvitse mainita jotain enemmän kuin kerran eikä viitata useaan otteeseen samaan tuotteeseen tai konseptiin.
Kuten keskusteltiin, käyttämällä muotoilu Jos haluat korostaa ja hyperlinkkejä viiteasiakirjoihin, voit yksinkertaistaa tekstiäsi huomattavasti tehokkaamman sähköpostin saamiseksi.
Yhteenveto
Hyvien yrityssähköpostien kirjoittamisen ei pitäisi olla stressaavaa tai aikaa vievää, vaikka se vaatii käytäntöä. Nämä kuusi yksinkertaista vinkkiä auttavat sinua luomaan selkeämpiä ja helpommin luettavia ja ymmärrettävämpiä sähköposteja, joilla on ammattimaisempi ilme ja tunnelma.
Ammattimaisten sähköpostien laatiminen itsevarmasti ja oikea-aikaisesti on taito, joka voidaan oppia ja parantaa kuten kaikki muutkin. Verkossa on monia resursseja, mukaan lukien ilmaiset sähköpostimallit, joita voidaan käyttää inspiraationa ja jotka voivat helpottaa tehtävää.
- Olemme esittäneet parhaat suojatun sähköpostin tarjoajat.