Smartsheet ei ole tyypillinen projektinhallinta-alustasi. Sen sijaan se on Excel-tyyppinen taulukkolaskentaohjelmisto, joka sallii monimutkaisten tietojen näyttämisen. Alusta voi avata yrityksellesi paljon joustavuutta, mutta johtaja, joka todella rakastaa laskentataulukoita, saa kaiken irti ohjelmistosta. Smartsheet ei ole erityisen helppokäyttöinen, ja monilta sen omistautuneilta projektinhallintakilpailijoilta puuttuu intuitiivinen muotoilu.
Suunnitelmat ja hinnoittelu
Smartsheetissa on kaksi suunnitelmaa pienille yrityksille ja kaksi mukautettua suunnitelmavaihtoehtoa keskisuurille ja suurille yrityksille.
Henkilökohtainen suunnitelma maksaa 19 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa tai 168 dollaria käyttäjää kohden vuodessa, jos se maksetaan vuosittain. Tämä sisältää paljon Smartsheet-toimintoja, mutta jättää erityisesti mahdollisuuden seurata edistymistä ja hallita käyttäjiä tiimissä.
Liiketoimintasuunnitelma maksaa 32 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa tai 300 dollaria käyttäjää kohden vuodessa, jos se maksetaan vuosittain. Tämä lisää toimintalokiominaisuuden, ryhmänhallinnan, mukautetut koontinäytöt ja raportoinnin. Huomaa, että liiketoimintasuunnitelma edellyttää, että ostat vähintään kolme lisenssiä.
Enterprise- ja Premier-suunnitelmat on suunniteltu suuremmille yrityksille, jotka tarvitsevat edistyneitä hallinto- ja käyttäjienhallintaominaisuuksia. Premier-paketti sisältää useita ensiluokkaisia Smartsheet-sovelluksia sekä tuen integrointiin Salesforcen ja Microsoft Dynamicsin kanssa. Sinun on otettava yhteyttä Smartsheetiin saadaksesi näiden suunnitelmien hintatiedot.
ominaisuudet
Smartsheet muistuttaa ominaisuuksiltaan ja käyttöliittymältä paljon enemmän Microsoft Exceliä kuin useimmat omistetut projektinhallintatyökalut. Smartsheet-toiminnolla voit tehdä melkein mitä tahansa, mitä tekisit perinteisen laskentataulukon kanssa, mukaan lukien kulujen ja budjettien seuranta ja lomakkeiden luominen. Tärkein ero on, että Smartsheet tarjoaa malleja ja valtavan määrän muotoilutyökaluja, jotta alusta toimisi paremmin yritysympäristössä.
Esimerkiksi Smartsheet antaa sinun luoda avattavia valikoita soluihin, jotta voit nopeasti käyttää yhteystietoja, kalenteritapahtumia, tiimin jäseniä tai aktiivisia tehtäviä. Useiden avattavien valikoiden avulla voit luoda nopeasti ja yksinkertaisesti tarkistusluettelon tehtävistä projektille, määrittää tiimin jäsenet kuhunkin tehtävään ja asettaa määräaikoja. Smartsheetin etuna muihin projektinhallinta-alustoihin verrattuna on, että sinulla on käytännössä rajattomat mahdollisuudet lisätä mukautettuja kenttiä jokaiseen tehtävään.
Smartsheetin tehtävänhallinnassa on hienoa, että voit vetää tehtäviä ympäri laskentataulukkoasi. Joten voit luoda alitehtävien hierarkian tai siirtää kohteita Valmis-sarakkeeseen sen mukaan, miten haluat järjestää työnkulun. Lisäksi ohjelmiston avulla voit helposti määrittää ehdollisen muotoilun, jotta voit esimerkiksi korostaa kaikki tehtävät määräajalla seuraavien kahden viikon aikana.
Toinen tapa, jolla Smartsheet voi olla erittäin hyödyllinen, on, että käytät sitä hybridilaskentataulukoiden luomiseen. Smartsheet sisältää malleja projektibudjetointiin, kuluihin ja ajan seurantaan. Voit rakentaa kyseisten mallien perusteella nähdäksesi, mitkä tiimin jäsenet on määritetty mihin tahansa projektiin kuluarkissa. Tai integroi kustannusraportti suoraan projektin aikajanan laskentataulukkoon.
Työnkulun automaatio
Yksi Smartsheetin tarjoamista siististä ominaisuuksista on työnkulut, joiden avulla voit automatisoida joitain laskentataulukoitasi. Työnkulkujen avulla voit erityisesti käyttää tietoja käynnistämään lisää tapahtumia taulukoissasi. Joten voit määrittää uudet käyttäjät automaattisesti projektille, kun tietty tehtävä merkitään suoritetuksi, tai laukaise sähköpostihälytykset, kun tietty virstanpylväs tai kuluraja on saavutettu.
Sovellusten integrointi
Smartsheetillä on valtava kyky integroida lisäohjelmistoja. Toivottavasti alusta toimii alusta alkaen useimpien suurimpien pilvitallennustarjoajien ja Google Appsin kanssa. Siellä on myös Smartsheet-sovellustori, josta löydät uusia laskentataulukkomalleja, yhdellä napsautuksella suoritettavat integraatiot ja ensiluokkaiset lisäosat. Jos et löydä tarvitsemasi integraatiota, voit käyttää Smartsheetin sovellusliittymää uusien ominaisuuksien kehittämiseen.
Liitäntä ja käytössä
Ei pitäisi olla yllätys, että Smartsheet ei ole maailman helpoin projektinhallintatyökalu, vaan se perustuu loppujen lopuksi kokonaan laskentataulukoihin. Jos olet Excel-vihje, älytaulukoita on huomattavasti helpompi oppia kuin jos yleensä vältät laskentataulukoita mahdollisimman paljon. Kaavoissa ja valikossa on kuitenkin eroja, joten ohjelmisto vaatii oppimiskäyrän melkein kaikille.
Kun aloitat, sinun on selvitettävä, mitkä mallit toimivat yrityksellesi. Alustan mallit on luokiteltu liiketoiminta-alueiden mukaan (esim. Projektinhallinta, myynti, markkinointi, IT jne.). Mutta Smartsheet-sovelluskaupassa on myös enemmän tutkittavia malleja.
Smartsheetillä on myös muutamia puutteita sen jälkeen, kun olet tyytynyt ohjelmistoon. Tärkein asia on, että yhteistyökumppaneilla ei ole helppoa tapaa nähdä kuka työskentelee minkä asiakirjan parissa. Joten jos työskentelet tiimissä, sinun on keksittävä strategia, jolla vältetään työn korvaaminen yhdellä tehtävänhallinta-laskentataulukolla.
Vaikka Smartsheet on pilvipohjainen ohjelmisto, siinä ei ole jatkuvaa automaattista tallennustoimintoa. Alusta tallentaa työsi ajoittain, mutta jos haluat, että muutos välitetään välittömästi yhteistyökumppaneille laskentataulukossa, sinun on todella painettava "Tallenna" -painiketta.
Tuki
Smartsheetillä on valtava video-opetusohjelmien kirjasto, joka auttaa sinua saamaan suosiota ohjelmistoon. Yleisten ongelmien ratkaisemiseksi on myös runsaasti online-dokumentaatiota.
Smartsheet on kuitenkin kevyt suoralle asiakastukeen. Voit ottaa yhteyttä yritykseen vain sähköpostitukilippujärjestelmän kautta, joten vastausten palauttaminen kaikkiin kysymyksiin voi viedä koko työpäivän tai enemmän.
Kilpailu
Smartsheet on eniten samanlainen kuin AirTable, joka käyttää myös edistyneitä laskentataulukoita projektien ja kaikkien muiden osa-alueiden järjestämiseen. AirTable on hieman halvempi ja tarjoaa käyttäjäystävällisemmän käyttöliittymän, mutta siinä ei ole Smartsheetin tarjoamia toimintoja. Erityisesti AirTablessa ei ole työkaluja työnkulun automatisointiin, ja hybridilaskentataulukoiden luominen on paljon vaikeampaa.
Lopullinen tuomio
Smartsheet on erittäin kehittynyt taulukkolaskentatyökalu, vaikka se onkin kaukana helpoimmasta ohjelmistosta, jos haluat vain projektinhallinnan. Jos pystyt pääsemään yli jyrkän oppimiskäyrän, Smartsheet on riittävän monipuolinen luoda hybridi, ristidata-laskentataulukoita ja mahdollistaa automatisoidut työnkulut. Alustalta puuttuu kuitenkin vielä joitain perusyhteistyöominaisuuksia, kuten automaattinen päivitys pilvipalvelussa.
- Voit rekisteröityä Smartsheetiin täällä