Liity yrityksellesi G Suite -palveluun ja todennäköisesti käytät laajasti Docsia (tekstinkäsittely), Sheets (laskentataulukot), Slides (esitykset) ja muita Googlen tarjoamia verkkosovelluksia. Tässä tarkastellaan, miten ne sopivat G Suiteen ja kuinka hyödyllisiä niistä ovat sinulle ja kollegoillesi.
Verkkosovellukset eivät eroa henkilökohtaisen Google-tilisi kanssa mahdollisesti käyttämistäsi versioista: ne toimivat sujuvasti ja luotettavasti selaimessa ja antavat erityisen taitavan sallia useiden käyttäjien työskennellä samassa tiedostossa. Ne eivät tarjoa samoja teho-ominaisuuksia tai edistyneitä ohjaimia kuin Microsoftin työpöydän vastineet, mutta monille pienyritysten omistajille ja työntekijöille ne ovat enemmän kuin tarpeeksi.
- Voit rekisteröityä G Suiteen täällä
Google Docs for G Suite: käyttöliittymä
Docs, Sheets, Slides ja muut G Suiten sisällä olevat toimistosovellukset noudattavat kaikkia Googlen asettamia tuttuja materiaalisuunnitteluperiaatteita: paljon tyhjää tilaa, selkeät ja pyöristetyt sivuelementit ja rohkeat värit. Kaiken liikkuminen ja käyttö on helppoa - voit luoda kirjaimellisesti asiakirjoja tai laskentataulukoita muutamassa minuutissa, ja ylimääräiset elementit, kuten kommentit ja merkinnät, on älykäs.
Viimeksi Google lisäsi saman oikeanpuoleisen paneelin Google-dokumentteihin, joka nyt ilmestyy Gmailiksi - sisältäen Google-kalenterin, Google Keepin ja Google Tasksin, se mahdollistaa helpomman pääsyn muihin G Suiten osiin. Eri sovellusten välillä siirtyminen on myös helppoa, sitä voidaan käsitellä vasemmassa yläkulmassa olevien kuvakkeiden ja valikoiden kautta. Koska kaikki toimii verkossa, voit helposti avata useita asiakirjoja useilla välilehdillä.
Kaikkien G Suiten työkalujen Android- ja iOS-mobiilisovellukset ovat myös erittäin hiottuja ja helppokäyttöisiä (vaikkakaan ilmeisesti eivät niin suoraviivaisia kuin hiiren ja näppäimistön kanssa). Google vie jonkin aikaa, ennen kuin nämä mobiilisovellukset saavat tyhjäksi ja sisältävät kunnollisen muokkausjoustavuuden, mutta ne ovat nyt riittävän hyviä ollakseen elinkelpoisia käyttää tien päällä saadakseen vakavia töitä.
Google Docs for G Suite: sovellukset ja ominaisuudet
Ellei yrityksesi turvaudu monimutkaisiin laskentataulukoihin tai tietokantoihin, Google-dokumenteilla voi hyvinkin olla kaikki tarvitsemasi. Esimerkiksi Sheets-laskentataulukko-sovellus tukee satoja kehittyneitä toimintoja, monimutkaisia työkaluja, kuten pivot-taulukoita, erilaisia upotettuja kaaviotyylejä, rivien ja sarakkeiden tietosuodattimia sekä joukko lisäosia ja laajennuksia, joista osa voi yhdistää muita palveluita, kuten BigQuery.
Tekstinkäsittelyä varten Google-dokumentit voivat upottaa kuvia ja linkkejä, muotoilla tekstiä monin eri tavoin, tuoda ja viedä tiedostoja Microsoft Word -tiedostotyypin avulla, kääntää asiakirjoja ja paljon muuta. Työkalut, kuten Docs ja Slides, eivät anna sinulle sellaista yksityiskohtaista ja tarkkaa hallintaa asettelusta, jonka saat Wordilla ja PowerPointilla, mutta niissä on kaikki perusasiat ja sitten jotkut.
Missä dokumentit, taulukot ja diat todella ovat erinomaisia, ovat yhteistyöominaisuudet, jotka ovat todennäköisesti ratkaisevia monille nykyaikaisille yrityksille. Kesti jonkin aikaa, ennen kuin Google selvitti, kuinka sallia useiden käyttäjien muokata asiakirjaa (tai laskentataulukkoa tai esitystä) samanaikaisesti, mutta se toimii nyt täydellisesti - jokainen muokkaus on taitavasti merkitty, joten näet kenen on vastuussa mihin, eikä sinun tarvitse enää huolehtia asiakirjojen tallentamisesta tai lukituksen avaamisesta muille ihmisille. Tervetuloa tulevaisuuteen.
Muut ominaisuudet, kuten kommentointi ja tarkistaminen, ovat osoitus siitä, kuinka pitkälle Google Docs -työkalupaketti on mennyt viime vuosina. G Suite -käyttäjänä voit palauttaa tiedostoja ilman rajoituksia - aina takaisin niiden luomishetkeen, jos haluat. Kommentit ovat intuitiivisia ja helppoja seurata, ja jos ne eivät riitä tiimillesi, voit siirtyä sisäänrakennettuun chat-ikkunaan.
Tiedostojen jakaminen muiden ihmisten kanssa vie vain muutaman napsautuksen, ja saat täyden hallinnan siitä, kuka voi tarkastella ja kuka voi muokata luomiasi tiedostoja. Kaikki nämä ominaisuudet toimivat dokumenteissa, taulukoissa ja dioissa, ja kuten odotatkin, myös kolme sovellusta toimivat hyvin yhdessä (joten voit esimerkiksi kopioida kaavion laskentataulukosta ja liittää sen asiakirjaan).
Myös Google-dokumenttien työkalupaketissa on enemmän. Siellä on Google Forms, joka on kehittyneempi ja kykenevämpi kuin sen perusliittymä saattaa ehdottaa - voit itse koota joitain melko monimutkaisia lomakkeita, lomakkeita, jotka on helppo jakaa mukautettavien URL-osoitteiden kautta ja jotka palauttavat vastaukset taulukkoon automaattisesti sinulle .
Saat joukon erilaisia syöttötyyppejä, joista voi valita monivalintaruudut, valintaruudut, päivämäärät ja niin edelleen. Lomakkeen asetteluvaihtoehdot ovat suhteellisen rajalliset, mutta voit silti merkitä ja mukauttaa lomakkeita tietyllä määrällä värejä ja kuvia tarvittaessa. Jos tarvitset asiakkaiden vastauksia verkon kautta, saatat pystyä käyttämään Lomakkeita maksamatta erillisestä ratkaisusta.
Sitten on muistiinpanosovellus Google Keep - se pitää kiinni perusasioista, mutta antaa käyttäjille pääsyn useisiin viesteihin, kuviin ja linkkeihin useilla laitteilla. Kaikki pidetään yksinkertaisena ja vähäisenä, mutta tässä on joitain hyödyllisiä ominaisuuksia, jotka toimivat hyvin: vaihtoehtoja tehdä yhteistyötä muiden käyttäjien kanssa muistiinpanoissa, muuttaa muistiinpanot muistutukseksi ja merkitä muistiinpanot mukautetuilla tarroilla ja väreillä.
Google Docs for G Suite: hinnoittelu ja tuomio
G Suite on saatavana kolmella eri suunnitelmalla: Basic (5 dollaria / 3,30 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa), yritystoiminta (10 dollaria / 6,60 puntaa käyttäjää kohden kuukaudessa) ja yritystoiminta (25 dollaria / 20 puntaa käyttäjää kohden kuukaudessa). Eroihin kuuluu tiedostotallennuksen määrä käyttäjää kohden ja erilaiset edistyneet järjestelmänvalvojan ohjaimet - hinnoittelu ei todellakaan vaikuta Docs, Sheets ja Slides.
On alueita, joilla Google-dokumentit ja muut G Suite -sovellukset eivät voi kilpailla Microsoft Officen kanssa: verkkosovellukset eivät vain sovi työpöytäohjelmien monimutkaisuuteen, joten Excelissä on käytettävissä esimerkiksi edistyneempiä laskutoimituksia ja visualisointeja, ja ne voivat mennä syvemmälle sen numeromurskauksella (sillä on enemmän toimintoja, enemmän kaavoja ja enemmän kaaviotyyppejä). PowerPointissa on enemmän animaatioita ja siirtymiä kuin Google Slides, ja enemmän malleja kaikille Microsoft Office -sovelluksissa oleville sovelluksille verrattuna G Suiteen.
Jos pystyt selviytymään näistä puutteista, G Suitella on paljon etuja - tyylikkäitä online-sovelluksia, jotka päivitetään aina ja joiden avulla tiedostosi varmuuskopioidaan jatkuvasti, ja yhteistyötyökaluja, joita on unelma käyttää. Se tuntuu ohjelmistojen tulevaisuudelta, minkä vuoksi Microsoft saattaa nyt Office-ohjelmansa saataville myös selaimessa.
- Olemme myös korostaneet parhaat Microsoft Office -vaihtoehdot