Paljon työtä on tehty Microsoft Teamsille, koska yritys näkee sen kriittisenä komponenttina ryhmätyökaluissaan, jolloin käyttäjät voivat yhdistää ponnistelunsa suojatun keskitetyn viestintäkeskuksen kautta luovasti.
Tämän tavoitteen saavuttamiseksi Teams ottaa neljä keskeistä liiketoimintatoimintoa ja yhdistää ne yhdeksi yhtenäiseksi alustaksi. Näitä ovat viestit, kokousten koordinointi, ääni- ja / tai videopuhelut, ja lopuksi se integroituu Microsoft Office 365: een muiden liiketoimintakriittisten työkalujen rinnalla, joita käytät yrityksesi tukemiseen.
Siksi voit olla yhteydessä henkilöihin tai ryhmiin, koordinoida kokouksia ja aktiviteetteja, pitää kirjaa kaikesta viestinnästä ja tehdä yhteistyötä kaikkien Teams-työnkulun dokumenttien kanssa.
Aloitetaan tiimien kanssa ja käydään läpi tarkalleen, miten käytät sitä.
- Saatat keskustella yhdellä vuoden 2022-2023 parhaista kannettavista tietokoneista
1. Käynnistä joukkueet
Joukkueita voidaan käyttää tietokoneella suoraan selaimesta, mobiililaitteilla (Android ja iOS) tai PC- ja Mac-työpöytäsovellusten kautta.
Tässä opetusohjelmassa käytämme kuitenkin selainversiota. Koska se sisältää samat toiminnot ja asettelun kuin asennettava sovellus.
Jos haluat käyttää Teamsia, siirry tähän verkkosivustoon https://teams.microsoft.com/start
Täällä se kutsuu sinut rekisteröitymään ilmaiseksi, ja ainoa rajoitus on, että sinulla joko on jo oltava tai jo luot Microsoft-tili.
Jos käytät jo Microsoft Office 365: n yritysversiota, sinun pitäisi nähdä Teams myös yhtenä Office-työtilan vakiosovelluksista.
Kun olet antanut Microsoft-tilin ja salasanan, sinua pyydetään ilmoittamaan, missä ympäristössä aiot käyttää Teamsia mahdollisilla vaihtoehdoilla olla koulussa, ystävien ja perheen kanssa tai yrityksessä. Jokainen vaihtoehto mukauttaa joukkueet hieman näihin profiileihin, mutta taustalla oleva tekniikka on sama.
Tätä harjoitusta varten olemme valinneet oletusasetukseksi ”työhön” -vaihtoehdon.
Kun tili on paikallaan ja joukkueet on määritetty käyttämään sitä, verkkoversio tarjoaa sinulle työpöytäsovelluksen, jos sellainen on käytettävissä tietokoneesi käyttöjärjestelmälle. Asentaminen ei ole välttämätöntä, mutta jotkut käyttäjät ovat tyytyväisempiä asennettaviin sovelluksiin, jotka eivät ole selaimesta riippuvaisia.
Ensimmäinen tehtävämme on luoda ensimmäinen tiimimme. Tehdään se nyt.
2. Luo joukkue
Joukkueiden ydinrakenne on ennustettavasti ”tiimi”.
Voit luoda tai liittyä joukkueeseen napsauttamalla sivupalkin Tiimi-osiota ja merkitsemällä sen sitten sovelluksen vasempaan alakulmaan, jossa lukee Liity tai luo joukkue. Jos julkisia joukkueita on jo olemassa, näet esitetyt napsauttamaan niitä tai voit antaa koodin liittyäksesi yksityiseen tiimiin.
Esimerkissämme kumpikaan näistä ei ole vielä käytettävissä. Saamme vain vaihtoehdon Luo joukkue.
Niille yrityksille, joilla on jo Office 365 -ryhmiä, niitä voidaan käyttää nopeana tapana luoda tiimi, johon on liitetty jäseniä, mutta rakennamme ryhmän alusta alkaen valitsemalla kyseisen vaihtoehdon ensimmäisestä syötteestä.
Sitten voit päättää, onko joukkue julkinen, yksityinen vai organisaationlaajuinen. Kuka tahansa voi liittyä julkiseen tiimiin, yksityinen on vain kutsuttava, ja organisaation laajuinen lisää kaikki yrityksen jäsenet.
Sitten saat päättää, mihin joukkueeseen kutsutaan, anna sille kuvaus ja vahvista millainen se on. Jos sinulla on yksityinen tiimi, jonka myöhemmin päätät olla julkinen tai organisaationlaajuinen, niin voit muuttaa tiimin luojana myöhemmin, jos haluat.
Mutta jotta joukkueista olisi hyötyä, sen on sisällettävä muutakin kuin vain nimesi ja tietosi, se tarvitsee myös muiden tiimin jäsenten tiedot. Lisätään ne seuraavaksi.
3. Tiimin jäsenten lisääminen
On olemassa useita tapoja lisätä ihmisiä joukkueisiin, mutta yksinkertaisin on lähettää heille sähköpostilinkki, joka rekisteröi heidät, kun he napsauttavat sitä. Tai voit lisätä heidän sähköpostiosoitteensa suoraan Teamsiin.
Voit myös tuoda nimiä ja sähköpostiosoitteita muista sovelluksista, jotka pitävät näitä tietoja, kuten Outlook, People tai muu yhteystietovarasto.
Kun joukkueeseen on liitetty joitain ihmisiä, se näkyy tiimiluettelossa, ja voit tarkistaa sen jäsenet ja kaikki aktiviteetit.
Oletusarvoisesti sillä on vain yksi keskusteluaihe "Yleistä". Teamsissa näitä tiimin alajaksoja kutsutaan kanaviksi, ja nyt lisäämme yhden näistä ja aloitamme keskustelun.
4. Lisää kanava
Kanavalle vaadittavat tiedot ovat kuin joukkue. Sillä on otsikko, kuvaus ja voit sanoa, onko se vakio vai yksityinen. Viimeinen vaihtoehto on erittäin hyödyllinen, jos haluat osallistua yksityiseen keskusteluun toisen tiimin jäsenen kanssa, mutta vältä muita näkemästä sitä.
Kun kanava on luotu, voit lisätä viestejä, ladata tiedostoja ja olla vuorovaikutuksessa muiden tiimin jäsenten kanssa.
Olemme luoneet kanavan nimeltä ”Lomaseikkailut” ja lisänneet sitten joitain verkkosivuja ja lyhyen viestin kanavasta. Jokaiselle jäsenelle, jolla on pääsy kanavalle, voidaan ilmoittaa, jos uutta sisältöä julkaistaan. Voit myös viitata viesteissä oleviin ihmisiin lisäämällä @ ja sitten heidän nimensä.
5. Kanavakeskustelut
Chattailu kanavalla ei ole kuin normaali chat, jossa sanottu tapahtuu yksinomaan kahden osapuolen välillä, se on enemmän kuin kova keskustelu avoimen suunnitelman toimistossa.
Esimerkissämme tiimin jäsen Zen puhuu Markille, viesti lähetetään Markille, mutta kaikki muut näkevät keskustelun. Vain Mark saa ilmoituksen siitä, että hän on kommentin keskipiste. Tämän lähestymistavan avulla useita ihmisiä voidaan hälyttää viestillä, ja kaikki tietävät sanotun, jos heillä on tiimejä auki tai ilmoitukset ovat käytössä.
Mielenkiintoista on, että vaikka sinua ei mainitsisikaan, voit silti vastata kanavan lähettämiseen, ehkä sanoa "Mark on poissa päivästä, ehkä hän unohti kokouksesi?"
6. Video-chat-aika
Oikeanpuoleisen paneelin alaosassa on rivi kuvakkeita, joiden avulla keskusteluissa voi olla rikkaampi sisältö kuin pelkät sanat, ja näiden rinnalla Meetin tärkein kuvake.
Videokameraa muistuttavan kuvakkeen otsikko on ”Meet Now”, jos viet hiiren osoittimen sen päälle ja se aloittaa oletusarvoisesti videokokouksen.
Kun olet napsauttanut sitä, sinulle annetaan mahdollisuus poistaa video käytöstä, jos haluat, ja antaa kokoukselle myös aihe. Kun olet tehnyt nämä valinnat, voit napsauttaa kohtaa ”Tapaa nyt” ja aloittaa kokouksen, vaikka olisit sinäkin ainoa läsnä.
Kun kokous on käynnissä, sinun pitäisi pystyä näkemään itsesi ja myös pieni ohjauspaneeli, jonka avulla voit mykistää äänen, poistaa videon käytöstä, jakaa tiedostoja osallistuville, näyttää chat-keskustelun ja nähdä myös kuka osallistuu.
Voit myös jakaa työpöydän tai käyttää taulutoimintoa merkitsemään kuvan tai esityksen, josta mahdollisesti keskustelet.
7. Kanavien hallinta
Jos liityt kanavaan ja sitten jostain syystä päätät, että se ei sisällä sinulle mitään asiaa, voit poistaa kanavan. Mutta ole tietoinen siitä, että kaikki keskustelut, kokoustiedot ja kaikki muut kanavaan liittyvät asiat poistetaan, ja muutat mieltäsi ja saat sen takaisin.
Ainoa pyyhittävä poikkeus on, että kaikki liitetyt tiedostot säilytetään Sharepointissa, vaikka kanava on poistettu.
On selvää, että jos poistat kokoukselle luodun kanavan, jota ei tapahtunut, tai projektin, joka ei koskaan käynnistynyt, se on hieno. Mutta ole varovainen poistamalla kanavia, joita saatat tarvita jossain vaiheessa, vaikka se ei olisikaan heti.
8. Lisää toimintoja
Esittelemämme Teams-versio on tämän tuotteen ydintoiminto, mutta voit lisätä Teamsiin kaikenlaisia ominaisuuksia ja integraatioita työpaikalla käyttämiesi tuotteiden mukaan.
Hyvä esimerkki tästä laajennettavuudesta on, että monet yritykset käyttävät Office 365: tä pilvipohjaisen kalenterin kanssa, ja ne, jotka käyttävät, näkevät ylimääräisen kuvakkeen vasemmalla olevassa "Kokoukset" -kohdassa. Tämän avulla kokoukset voidaan suunnitella tulevaisuudessa ja pitää kaikki ajan tasalla, jos parillinen siirretään tai perutaan myöhemmin.
Microsoft Teams tarjoaa myös yhteydet laajaan valikoimaan kolmansien osapuolten yritystuotteita, kuten KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote ja monia muita. Jos haluat tosissaan käyttää Teamsia, kannattaa keskustella IT-henkilöstösi kanssa siitä, mitä ylimääräisiä toimintoja voit ottaa käyttöön Microsoft Teamsissa.
- Vuoden 2022-2023 parhaat selaimet: nopein ja turvallisin tapa päästä verkkoon